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E-Learning y modelos de negocio
92 bit 162 ABR.-MAY. 2007 TECNOLOGÍA Y SOCIEDAD. e-Learning y modelos de negocio Los proyectos de e-Learning, por su propia naturaleza y concepción, involucran a gran cantidad de usuarios y, por ello, recurrir a los mismos constituye uno de los pilares del éxito de una estrategia de formación on-line. ¿Qué es el e-Learning? A estas alturas del siglo XXI, a nadie sorprende ya el hecho de que Internet también haya revolucionado la formación a distancia. En efecto, el e-Learning consiste en la aplicación de las Nuevas Tecnologías (sobre todo, web) para la creación de un entorno virtual de aprendizaje que sirva como marco para la formación online. Cada vez es mayor el número de organizaciones, tanto del ámbito privado como del público, que se plantea la implantación de estrategias de e-Learning como parte de su David Roldán Martínez Ingeniero de Telecomunicación e-Learning y modelos de negocio En este artículo se aborda la implantación del e-Learning en entornos de Educación Superior, como son las Universidades, haciendo especial hincapié en el análisis de la atención al usuario y en la utilización de los Contact Center como soporte de la misma. “Cada vez es mayor el número de organizaciones, tanto del ámbito privado como del público, que se plantea la implantación de estrategias de e-Learning como parte de su política de formación” política de formación. Ello se debe a que el canal online ofrece gran cantidad de ventajas cuando se emplea como soporte para poner en práctica acciones formativas, entre las que se encuentran, principalmente dos: Disminución de costes Aunque esté bastante extendida la creencia de que la formación por Internet es una solución barata, resulta arriesgado realizar esta afirmación en términos tan absolutos. En realidad, lo que ocurre es que sus costes son mucho menores que los asociados a la formación presencial tradicional. En efecto, el hecho de que el proceso de enseñanza/aprendizaje se enmarque en la Red, permite formar a gran cantidad de usuarios simultáneamente, aprovechar así las economías de escala y eliminar los gastos en dietas y desplazamientos, etc. Flexibilidad El hecho de que la interacción entre los estudiantes y el profesor no sea presencial y el que los contenidos estén disponibles en cualquier momento (formación just in time), posibilita que los alumnos aprendan a su propio ritmo y planifiquen la formación. Esta flexibilidad, unida a una concepción centrada en el alumno, aumenta la tasa de retención de conocimientos. Todas estas razones están convirtiendo al sector del e-Learning en uno de los más incipientes de la “Nueva Economía”. De hecho, según datos de IDC (International Data Corporation), se prevé que el volumen de negocio generado por la formación online aumente a un ritmo del 20 %, entre el 2004 y el 2008. ¿Por qué un Contact Center? Tradicionalmente, los Contact Center se han venido utilizando en organizaciones dedicadas al servicio al cliente y al marketing. Constituyen una fuente inestimable de información sobre dicho cliente, como base para la retención del mismo. Por otra parte, el e-Learning supone una evolución en el paradigma educativo, desde un modelo centrado en el docente hacia un modelo centrado en el alumno o cliente. Es, precisamente, esta concepción User Centric una de la razones que justifican el empleo de un Contact Center en un proyecto de implantación de una estrategia de e-Learning. Además, el e-Learning supone un cambio tecnológico muy relevante, sobre todo, en algunos entornos como el de la Educación Superior, lo que desarrollaremos aquí. Para favorecer la aceptación de dicho cambio, un soporte adecuado al usuario –sea estudiante o profesor– resulta crítico. De hecho, algunas Universidades han creado áreas específicas dedicadas a estas tareas. El entorno de la Educación Superior Casi todas las Universidades disponen ya de un campus online, que constituye el punto de contacto virtual con la Universidad y trabit 162 ABR.-MAY. 2007 93 TECNOLOGÍA Y SOCIEDAD. e-Learning y modelos de negocio “El e-learning supone una evolución en el paradigma educativo, desde un modelo centrado en el docente hacia un modelo centrado en el alumno o cliente” Figura 1. Intranet de la UPV (Universidad Politécnica de Valencia). Acceso como PAS (Personal de Administración y Servicios). vés del cual la comunidad universitaria (estudiantes, profesores, investigadores, personal de administración, etc.) accede a información general y personalizada. De cara al siglo XXI, el gran reto de estas universidades es la integración de políticas de e-Learning dentro de sus campus online debido, principalmente, a cuatro motivos. En primer lugar, cada vez es mayor el tránsito de estudiantes entre países de la Unión Europea (UE) lo que plantea el problema del acceso remoto a servicios del propio campus. Por eso mismo, la creación de un espacio europeo para la educación superior contempla, entre sus principales acciones, la potenciación de este tipo de estrategias online. Además, y en el caso particular de España, el e-Learning contribuiría a estrechar todavía más las relaciones formativas con Iberoamérica. Finalmente, los estudiantes están cada vez más acostumbrados a las nuevas tecnologías y demandan servicios de calidad tecnológica elevada y la utilización de Internet como canal de comunicación adicional con los profesores e, incluso, con sus compañeros. Afrontar este reto no es tarea fácil puesto que supone un cambio muy relevante en el modo de ejercer la docencia respecto de la metodología tradicional. Precisamente por ello, conviene introducir dicha transformación con la adecuada cautela y ofreciendo un elevado nivel de servicio en la atención a los usuarios. Aquí es donde los Contact Center desempeñan un papel fundamental. Llegados a este punto, hay que aclarar que la introducción del e-Learning en la Universidad no supone, ni mucho menos, una sustitución de la formación presencial tradicional, sino un complemento de la misma. En efecto, las herramientas proporcionadas por la plataforma de e-Learning se emplearán para el intercambio de ficheros, elaborar la planificación del curso, la realización de exámenes online, el acceso permanente a contenidos y bibliografía recomendada, etc. No obstante, algunas asignaturas o programas de formación no reglada sí que suelen impartirse totalmente online. Plataforma tecnológica El paso previo a la integración de un Contact Center con una plataforma de e-Learning es la definición de unos procesos de atención alineados con la estrategia de negocio de la organización. En el siguiente punto incidiremos en este aspecto. La figura 2, muestra un ejemplo de integración. Muchas de las herramientas de comunicación empleadas en la plataforma de e-Learning, como el chat, también son empleadas por los operadores del centro. Por supuesto, podríamos incluir una red VoIP (Voz sobre IP o Internet Protocol) en lugar de una red corporativa de voz basada en PBX (Private Business Exchange). Sin embargo, en la mayoría de las Universidades la VoIP se emplea únicamente de forma experimental, aunque se espera que, en un 94 bit 162 ABR.-MAY. 2007 TECNOLOGÍA Y SOCIEDAD. e-Learning y modelos de negocio “La introducción del e-learning en la Universidad no supone una sustitución de la formación presencial tradicional, sino un complemento de la misma” Figura 2. Integración de Contact Center en una solución de e-Learning. futuro no muy lejano, cambie esta tendencia. Una de las funcionalidades más útiles es el cobrowsing, o navegación colaborativa, que consiste en que los navegadores del usuario y del agente se sincronizan siendo capaces de visualizar las mismas páginas. De esta manera, el agente es capaz de guiar al usuario en la utilización de las herramientas de la plataforma de e-Learning. Esta funcionalidad resulta particularmente útil para la asistencia en la producción de cursos ya que el agente puede ayudar al profesor a manejar la herramienta de autor o courseware. Organización Un aspecto clave para el éxito del proceso de atención al cliente es que éste esté bien diseñado. Esto significa que deben especificarse claramente los diagramas de flujo de atención con el fin de que las llamadas se sirvan en el tiempo óptimo y del modo más automatizado posible. En general, el Contact Center de una Universidad se encuentra dividido en tres niveles de atención (figura 3). El “nivel cero” lo constituyen el portal vocal y el portal web, cuyo objetivo es llevar a cabo un primer filtrado de los contactos facilitando las respuestas a las preguntas y problemas más frecuentes. En el caso de la web, se colgarán en el portal de e-Learning no sólo guías didácticas, y los casos de uso más habituales, sino también ayudas contextuales. Los contactos que no puedan ser resueltos por el “nivel cero”, pasarán a un agente de primer nivel que se corresponde con el perfil de un usuario avanzado y familiarizado con el uso de la plataforma de teleformación. Llegados a este punto, la mayoría de las incidencias deben haber sido cerradas. Las que queden, se escalarán a los agentes del tercer nivel, que las cerrarán definitivamente. Para coordinar y gestionar este tránsito de incidencias de manera adecuada, se integran en el Contact Center herramientas de ticketing. Por otra parte, es necesario indicar que los procesos de atención difieren en función de si el usuario es un alumno o un profesor. En el primer caso, se suelen emplear fundamentalmente el chat y el correo electrónico, mientras que en el segundo se aprovecha toda la potencialidad del Contact Center. Conclusiones La introducción del e-Learning en una institución educativa supone, por lo general, un cambio tecnológico de mucha relevancia que es necesario gestionar adecuadamente si se desea que tenga éxito. Para ello, no basta con un plan de difusión bien diseñado, sino que la atención de calidad al usuario se torna fundamental. En este sentido, resulta lógico implantar un Contact Center que articule los procesos de atención y la gestión del cambio tecnológico a que da soporte. bit 162 ABR.-MAY. 2007 95 TECNOLOGÍA Y SOCIEDAD. e-Learning y modelos de negocio “Un aspecto clave para el éxito del proceso de atención al cliente es que éste esté bien diseñado” Figura 3. Organización de un Contact Center para el e-Learning.
30 oct 2015