Artículo BIT
1983, memoria de actividades de la AEIT y del COIT: Secretaría
Fernando Viles Echevarría Javier Nadal Ariño SECRETARIA PERSONAL Alberto Moraga Rodríguez Secretario Técnico Marcos García Caballeror Oficial 1a Administrativo Pilar Janeiro Gómezf Oficial 1a MecanóqrafaI Teodora Herrero Vaquea Auxiliar Mecanógrafal Dolores Domínguez Gutiérrezr Oficial 1a Mecanógrafa Fernando Pérez Hernándezí Ordenanza Alberto Moraga Luis EB González Marcos García Pilar Janeiro Teodora Herrero Dolores Domínguez Fernando Pérez SECRETARIA REORGANIZACIÓN DE SECRETARIA A comienzos del 83f el gran incremento de actividades de las Juntas Directivas y las diferentes Comisiones tanto en curso como las que sé preveían para el resto del añOj puso de manifiesto la incapacidad de la infraestru tura de Secretaría para su desarrolle La tradicional organización del trabajo se veía desbor dada por diferentes puntos yl para solucionarle las Juntas decidieron proceder a cambios profundos en las funciones del personal junto con la Mecanización de algunos procesos La principal decisión en cuanto al personal de nuestra Secretarías fue la de proceder a la contratación de un Sec tario Tecnia trabajando en el Colegio con dedicación ex clusivaB Sus funciones serían las desempeñadas anterio mente a tiempo parcial por tres personas cuyo papel era muy importante en nuestra organización y de las que dos habían causado baja a primeros de año por diferentes mot Durante el segundo semestre del año se ha efectuado el proceso de selección del Secretario Técnicc que ha cris talizado en la persona de nuestro compañero Luis González SoutOj hasta hace poco Coordinador Técnico de nuestra vistaí Tal pueste el de Secretario Técnice se encuentra actualmente compartido por Luis González y Alberto Mo ga de forma que el paso de funciones hacia el primero se haga de la forma más coordinada posiblef y se garantice asír una continuidad en la gestión de nuestra oficina Otro paso importante fue el estudio de todas las tareas a realizar en Secretaría y la reasignación de funciones al personal de nuestra oficina tema íntimamente ligado al de la Mecanización MECANIZACIÓN Ante la necesidad de mecanizar algunos procesos se formó un grupo de trabajo con miembros de las Juntasí encargado de estudiar las tareas a mecanizan seleccionar el ordenador a adquirid especificar los requerimientos y poner en marcha este sistenr El resultado de esa labor es que disponemos ya de un ordenador multipuesto equipado con dos pantallas por el momentOf y realizando una serie de trabajos de modo autth máticol Esto nos va a permitir realizar mejor estas tareas y poder acometer otras nuevas con el mismo personal Disponemos de un fichero informatizado de nuestro colectivor puesto al di Esta era una antigua aspiración de nuestras Juntas Se ha mecanizado la edición de etiquetas con direcciones1 Se han creado los respectivos Planes Conta bles e introducido en el ordenador las respectivas contabilh dades de Asociación y Colegí de acuerdo con el Plan Gene ral Contaba Asimismo la Generación de Recibos con mesas se realiza automáticamente4 Está ya funcionando un programa hecho a medida para el Colegio para gestionar informatizaclamente el Visado Mecanización de la Secretaré de ProyectoSj labor que ocupa una gran parte del trabajo de Secretaria Este programa gestiona todo el seguimiento del VisadOj cobrOj liquidación informen cartas órdenes de pa gc etiquetas con direccionesr información para contabilh dad estadísticas etc Por último un programa de Tratamiento de Textos agiliza el trabajo de mecanografía y el manejo de pequeños ficheros en nuestra correspondencia Se ha adquirido también este ciño una máquina de franqueo automático para facilitar en lo posible el manejo de lascirculareSj etc Los frutos del esfuerzo realizado se verán fundame talmente a partir del 84 que será cuando se empiecen a obtener resultados Por el contrario durante el 83 han s puesto una carga de trabajo muy importante para todo el personal de Secretaría que ha visto cómo a su trabajo mal ísi se puede calificar como normal ese año con j etcj se le añadían otros nuevosi la creación de fiche j incorporación de datos a las contabilidades formación en los nuevos métodos y funcionamiento simultáneo del nuevo sistema con el anterior ídoble trabajoj hasta que se comprobaba su funcionamiento Se ha dado por tanto un importante paso adelante en la Reorganización de nuestra Secretarían que nos permitirá en el futuro trabajar mejor y más eficaz y rápidamentet Y es obligado que se conozca que todo ello sólo ha sido posible gracias al magnífico trabajo realizado por el personal y al espíritu de colaboración y profesionalidad demostrador
30 oct 2015