VoIP, una realidad: Las Pymes se despiertan a la realidad IP Xavier Massa, Director Comercial para Pymes, Cisco Systems La Voz sobre IP (VoIP) es una tecnología fundamental para cualquier empresa que quiera beneficiarse de comunicaciones basadas en el protocolo IP. Esta tecnología fue desarrollada en los primeros años de Internet como una manera de digitalizar el sonido, de dividirlo en paquetes de información y de transmitirlos a través de una red IP. En los últimos años esta tecnología ha ido evolucionando hacia el concepto de la Telefonía IP. Con el lanzamiento del procesador de llamadas Cisco Call Manager 4, y más recientemente, con la integración de las tecnologías que permiten la convergencia de las redes de voz y datos en los mismos routers que controlan el tráfico a través de Internet, el concepto ha dado un pasó más grande aún, convirtiéndose en lo que hoy denominamos la Comunicación IP, para englobar todas las soluciones que ahora son posibles a través de una única red basada en el protocolo de Internet IP. Las ventajas de esta tecnología han quedado patentes desde los inicios de la Voz sobre IP, a pesar de las limitaciones que suponía la necesidad de comunicarse a través de un ordenador y las desventajas iniciales en cuanto a la calidad del sonido. Las empresas exigían tanto los beneficios y la flexibilidad de la Voz sobre IP, como la libertad de comunicar por medio de esta tecnología con empresas y personas que no disponen de la misma. Para responder a estas demandas, la voz sobre IP se convirtió en la telefonía IP, una solución que permitía transmitir la voz en paquetes al escritorio del ordenador por medio de teléfonos IP. De esta forma, los usuarios utilizan terminales que se parecen a teléfonos tradicionales y marcan los números de teléfono como siempre. En un principio, las empresas utilizaban la telefonía IP para permitir la convergencia de sus comunicaciones de voz y datos por medio de una red única, lo que les supuso un ahorro importante y una gestión mucho más sencilla de sus infraestructuras. Se mejoró la calidad del sonido y por medio de una correcta configuración, la funcionalidad igualó a la de un teléfono tradicional. De todas formas, incluso con este salto - Cisco ya ha vendido 4 millones de teléfonos IP en todo el mundo y se siguen aumentando los pedidos por parte de empresas de todos los tamaños y sectores,- en los últimos años se han ido incorporando funcionalidades adicionales que permiten aprovechar toda la potencia y capacidades de una infraestructura IP. La siguiente fase en esta evolución se conoce como Comunicación IP, una tecnología que unifica todas las capacidades de la telefonía, correo de voz, e-mail y servicios de datos como la navegación de Internet, aplicaciones para empresas y videoconferencia, a través de un único equipo parecido a un dispositivo de teléfono. Por ejemplo, los usuarios de los sistemas de Comunicación IP pueden escuchar sus e-mail por teléfono o recibir los mensajes de su buzón de voz y faxes, como archivos adjuntos a un mensaje electrónico. Las redes inalámbricas, que normalmente están asociadas con los ordenadores portátiles y otros dispositivos de mano, pueden enrutar las llamadas a los usuarios, estén donde estén. Los usuarios pueden evitar los altos precios de las llamadas “Esta tecnología fue desarrollada en los primeros años de Internet como una manera de digitalizar el sonido, dividirlo en paquetes de información y transmitirlos a través de una red IP” internacionales o de larga distancia cuando llaman a las oficinas remotas de su compañía siempre que ambos edificios se encuentran en la misma red. Los trabajadores que tradicionalmente prescinden de ordenadores, pueden utilizar el sistema telefónico para los sistemas fichaje electrónico, para enviar mensajes electrónicos o para revisar los inventarios. Una tecnología para empresas de todos los tamaños Hoy, la Comunicación IP se está convirtiendo en realidad para las empresas de todos los tamaños, sobre todo gracias a las mejoras en la productividad y a la flexibilidad que proporciona a los empresarios con visión de crecimiento. Las pequeñas y medianas empresas (Pymes), que representan la gran parte del tejido empresarial de nuestro país, - en España hay más de 21.000 empresas con menos de 50 empleados, invierten más en servicios y equipos de telecomunicaciones que en cualquier otra área de inversión en tecnologías de la información. Según la consultora In-Stat/MDR, el 32% del presupuesto que las Pymes dedican a la informática se destina a estas tecnologías y ahora empiezan a darse cuenta del ahorro que puede suponer la inversión en sistemas de Comunicación IP. Los directores de informática exigen sistemas de telefonía capaces, flexibles y fiables, y eso es precisamente la mayor ventaja de los sistemas de Comunicación IP, que incorporan además, funcionalidades que ayudan a aumentar la productividad y ahorrar dinero. Estas funciones irán en aumento a medida que los sistemas se hagan más accesibles para las pequeñas y medianas empresas. La Comunicación IP ofrece un ahorro importante para las pequeñas y medianas empresas. En primer lugar, la convergencia de las redes de voz y datos elimina el coste de inversión y mantenimiento de dos redes independientes. El gasto en la instalación baja del 40% al 60%, y una vez que se ha instalado la red convergente, según un estudio de la consultora Yankee Group, los costes de gestión de la comunicación IP son un 22% menores que las redes de telefonía tradicional. Asimismo, se eliminan los costes de relocalización, incorporación y cambios en la plantilla, ya que los cambios necesarios pueden realizarse sin la necesidad de contratar a proveedores externos. Como cada dispositivo tiene una dirección IP única, puede ser conectado a cualquier puesto de trabajo sin la necesidad de modificar los datos de contacto del empleado. Los sistemas de convergencia también proporcionan beneficios para la productividad ya que se fusionan todos los servicios, e-mail, mensajería de voz, fax y telefonía en una única infraestructura de comunicación, reduciendo la dependencia del teléfono por empleado en el 50% de las organizaciones, según la consultora Sage Research, y aumentando la productividad en 3,9 horas por semana o 25 días por empleado por año. Para otras empresas, los ahorros pueden ser consecuencia de un menor gasto en hardware o en gastos operativos. Y en el entorno dinámico de hoy, quizás el beneficio más importante es la capacidad de escalar la infraestructura de comunicación de forma rápida, sencilla e inteligente. El pasado mes de diciembre, Cisco presentó en España, los primeros routers del mercado que incorporan funcionalidades de voz y vídeo sobre IP dentro del mismo dispositivo de red, lo que permitirá a las empresas conseguir mejoras del rendimiento en aspectos claves como la seguridad de entre el 100 y el 400 por ciento. Se han desarrollado tres routers ISR, Cisco 1800, Cisco 2800 y Cisco 3800, cada uno adaptado a las necesidades de empresas de distintos tamaños y que permiten dimensionar las inversiones en tecnologías de la información y la comunicación (TIC) de manera progresiva en función de sus necesidades y sin riesgo de obsolescencia. Además, gracias en parte a esta solución integrada, en los próximos años, un número cada vez mayor de Pymes, tanto en España como en el resto de Europa, podrán acceder a aplicaciones avanzadas de VoIP, una realidad videoconferencia de manera tan sencilla como realizar una llamada telefónica. Vídeo IP Las funcionalidades de vídeo IP, que permiten que los datos audiovisuales viajen a través de la red IP en paquetes, de la misma forma que lo hacen los datos y las llamadas telefónicas, ofrece a las compañías integrar todas sus comunicaciones en una única red y realizar videoconferencias o simplemente visualizar al interlocutor durante una llamada, un servicio que puede aportar enormes beneficios, por ejemplo para un director comercial, debido a las mejoras en la experiencia comunicativa que supone poder visualizar la expresión de sus empleados durante las conversaciones telefónicas. Cisco presentó recientemente la solución Cisco VT Advantage, que representa una innovación importante para la comunicación empresarial. Asimismo, el vídeo IP permite el streaming o la presentación de contenidos almacenados de rich media – como vídeos de formación, imágenes radiológicas, y presentaciones comerciales, en salas de reunión o PCs individuales. Conocido como vídeo baja demanda, esta aplicación es especialmente útil porque permite a los empleados visualizar información de vídeo cuando y donde mejor les conviene, sobre cambios organizativos o nuevos módulos de formación. Innovación Inalámbrica Los teléfonos IP inalámbricos mejoran aún más la movilidad de los empleados, ya que permiten acceder a las ventajas de la comunicación IP, incluso cuando están de viaje. Son una herramienta esencial para los trabajadores que por las características de su cargo, pasan poco tiempo en la oficina, por ejemplo los comerciales, los empleados de la sanidad o de la educación. El Instituto Público de la Comunidad de Madrid utiliza la telefonía IP de Cisco en sus 22 centros, en los que trabajan un total de más de 300 profesionales y las universidades Murcia, Las Palmas de Gran Canaria, Granada y Alcalá de Henares han desplegado redes IP en sus campus, una solución que en el caso de la Universidad de Murcia cubre el 100% del área del campus. Los teléfonos IP siguen conectados a la red IP de la misma forma que otros dispositivos inalámbricos como ordenadores portátiles, e incorporan funcionalidades que permiten a los usuarios acceder a datos durante el curso de una llamada. De esta forma, un dependiente de una tienda o el portero de un hotel puede visualizar información sobre un producto para un cliente en el momento del contacto telefónico. Próximos desarrollos Los sistemas de Comunicación IP son idóneos para las empresas con varias oficinas dispersas, como puede ser el caso en España de las sucursales bancarias. Si la compañía mantiene una conexión de datos de alta calidad entre la sede y sus sucursales remotas, las llamadas pueden realizarse sin coste y con un alto nivel de Calidad de Servicio (QoS). Las empresas con múltiples sedes pueden realizar un despliegue por fases, al implementar la Comunicación IP primero en una sucursal en forma de prueba, para luego ampliarlo al resto de oficinas de la compañía. BMW Group España anunció el pasado mes de septiembre, un despliegue de comunicación IP para los 500 empleados que integran su nueva sede central en Madrid, y se prevé se irá ampliando esta implementación a las otras oficinas europeas de la compañía en función de la experiencia de la solución inicial. La importancia de los partners de canal Los partners de canal proporcionan la mayoría de las soluciones de Comunicación IP para las Pymes y aunque son más fáciles de mantener que los sistemas de telefonía tradicional, obviamente estas soluciones funcionan mejor cuando son instaladas y configuradas por expertos. Los partners de Canal son importantes para los vendedores de equipos y las Pymes porque así pueden buscar la compatibilidad entre los productos del partner y las necesidades del cliente. Algunos partners de canal son proveedores de soluciones de informática y telecomunicaciones tradicionales y proporcionan la Comunicación IP como parte global de un plan de informática global. Otros se especializan en determinados sectores o áreas geográficas. Asimismo, los partners trabajan cada vez más con las operadoras de telecomunicaciones, una costumbre que se incrementará en los próximos años, sobre todo en el caso de las empresas más pequeñas. Pero este es un nuevo modelo de negocio para las operadoras y muchas se enfrentarán al desafío de ofrecer soluciones gestionadas que respondan de manera eficaz a las necesidades cambiantes de las Pymes. Otro gran reto será encontrar una manera de ir incorporando las nuevas tecnologías de forma gradual, sin sustituir de golpe todos los equipos tradicionales ya existentes. Cómo iniciar el despliegue Las empresas interesadas en la Comunicación IP deben buscar una operadora o vendedor de equipos que comprenda las necesidades específicas de su negocio. Seleccionar el socio o partner adecuado posibilitará el despliegue de una solución de Comunicaciones IP de bajo coste y con éxito. También será recomendable, especialmente en aquellos casos que red que no ha sido actualizada en los últimos cinco años, realizar un asesoramiento técnico de la red existente para asegurar que sea capaz de soportar el tráfico de voz y datos. Si la red actual no es suficiente, puede ser necesario actualizar los routers, conmutadores o el cableado. El aprovechamiento de todas las ventajas de la Comunicación IP, merece un pequeño esfuerzo. Las Pymes españolas y europeas se han dado cuenta que la inversión inicial es altamente rentable y proporciona mejoras en la productividad, reducción en los gastos, y lo que es más importante, una mayor competitividad y flexibilidad del negocio.