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Importancia de la documentación técnica en el campo de las telecomunicaciones
bit 76 Importancia de la documentación técnica en el campo de las Telecomunicaciones Miguel Ángel Tejero Si por definición del Diccionario de la Real Academiaj Telecomunicación es la comunicación a distancia por te grafOj teléfono o radiOj en nuestros díasI donde los avances tecnológicos son enormes y la competencia en la fabrk ción de cualquier producto está masifk daI se debe de dar más importancia al fin CcomunicaciórO que al medio Ctelégrafa teléfono o radio X Kl mejor medio para comunicar algo es realizar una buena documentación donde se exprese de forma clara y coiv creta que es lo que se quiere decir Lo documentoción está unidad a lo vida de un píoducto Los departamentos de marketing dc ben documentan bajo especificaciones que producto conviene industrializar Los centros de investigación tienen que documentar cuál es el producto que han desarrolladc Los departamentos de iiv geniería deben documentar cuál es el mejor método de fabricación con qué elementos y cómo se va a fabrican cuáles van a ser los sistemas de inspección y pruebasI Al final de toda esta cadena 1 la rentabilidad de la venta del producto1 pasa inevitablemente por la base de rei lizar una buena documentación técnica La vida de un producto presenta 1 en grandes bloquesl el siguiente diagramai DEFINICIÓN DELPRODUCTO DESARROLLO DEL PRODUCTO FABRICACIÓN DEL PRODUCTO VENTA DEL PRODUCTO O V ESPECIFICACIONES DE REQUISITOS DOCUMENTACIÓN DE DESARROLLO DOCUMENTACIÓN DE FABRICACIÓN DOCUMENTACIÓN DE USUARIO ICLIENTE1 Como se observa1 está unida siempre i la necesidad de un documentación Los empresas necesitan buenos documentalistas técnicos Las empresas están obligatoriamente necesitadas de buenos documentalistas técnicos para realizar esta funciórv Es inevitable que la formación de este equN po de profesionales sea realizada en las empresas1 pues el sistema de estudios en nustro paísI no lo contempUu sólo algi nos países piensan en la importancia de esta formación y tienen incluido en su plan de enseñanza universitaria la carn ra de Documentalista Técnicc Kl perfil de los profesionales que se dedican a la realización de documenu ción técnica1 tiene que ser más completo de lo que en un principio se puede peiv safj pues deben tener amplios conoc mientos de lo que tienen que docume tan además de saber cómo se dice lis decirf es necesario ser un buen técnico en la materia í respecto a lo que se dedica su empresa J y además ser una persona con elevada formación lingüística 1 Concv cer qué es lo que tiene que documentar y saberlo decir son bases fundamentales que debe de reunir el perfil del doci mentalisUL Por eso1 generalmenteJ son técnicos formados en la empresaj que han trabajado en departamentos técni COSj y que posteriormente son emp dos en realizar la documentación técn CSi I lace algunos años1 la mayoría de las empresas consideraban que era una péi dida de tiempo el invertir en este tipo debit76 too actividades 1 pero ya está demostrado que esta inversión de tiempol represe ta1 incluso a corto plazol un buen ahorro económica Por otro ladOj las exigencias que pn senta la CE1 en este sentidoI son muy claras y los controles de calidad no sólo se centran en la realización del equipot sino que se distribuyen de igual forma al estado de la documentación El usuariof ese gran olvidado Como usuarioSj al adquirir un equipo cualquiera1 se suele clasificar la calidad de ese produckx simplemente al obsei cionarle toda la información que cons dere debe conocer De nada valdrát en casos generaless en un documento deno minado de Instalación el cual va dirig do al personal de instalación 1 cuya mN sión es instalar los equiposJ engrosar el documento con la descripción detallada de funcionamiento de las placas1 módi los1 etc que forman el equipe El instaU dor lo único que deseará es disponer de un buen documento donde le indique de forma sencilla1 rápida y lo más como posible cómo debe realizar la instakw ción del equipo1 Pero además esta forma de trabajar no sólo le interesa al instah dort sino también y por razones lógicas de economía1 este interés es de la env PROTOTIPO N22 var el manual de usuarkx Está claro1 que un buen equipo va unido a un buen mi nual donde nos indique con toda precv sión las operaciones que se deben realN zar para llegar a sacar del equipo el iruV ximo provecho para lo que fue constru do1 Las dimensiones del manual deben ser las justas1 es decir conviene que sea lo más pequeño1 en lo que se refiere a contenidOj pero no por esto debe omitir nada que sea necesarux pero tampoco haya que dar más información que la que el usuario necesite Es por estOj que el documentalistal cuando está realiza do el contenido de un manual debe pc nerse en el lugar del usuario y propon Un producto es un equipo más su información No hay que olvidar que un producto es un equipo más su información B Un buen documento de especifk ciones de requisitos de un equipo1 evte rá muchos problemas e indecisiones en el desarrollo del misirKx Si su claridad no es todo lo buena que debería de ser prc vocará posteriormente un sinfín de rei nioneSj de llamadas1 etc para aclarar lo que se debía de haber aclarado en el do cumento inicial B Una buena documentación de fa bricación evitará posibles errores en una cadena de fabricación de un producto1 con el consiguiente ahorro para la Env presa Una buena norma sobre métodos y tiempoSj permitiría al trabajador realizar su función mucho más cómoda 1 a la Env presa aun control más exhaustivo y a ambos unas prestaciones económicas más rentables1 Una buena documentación de las características de un productoI provoca rá una venta casi inmediata del mismoI evitando en gran medida o por lo menos disminuyendo las labores de convencN miento o demostración de la bondad del producto que posteriormente tendría que realizar el personal del departameiv to de comercial 9 Un buen manual de usuario ayuck rá en el servicio de postventa 1 ayudando al cliente a no cometer acciones indebi das y a encontrar soluciones ante problc mas ya definidosI Si el equipo que un cliente adquiere dispone de un buen manual de usuariol éste recurrirá al serv cio postventa sólo en los casos que son verdaderamente necesark Estas razones y otras muchas más que podrían ser comentadas1 confirman la importancia de una buena documenta ción que como se ve a quien más le i teresa es a la propia Empresa1 Pero toch vía este concepto no se ha adquirido con la importancia que merece Muchas veces se hacen esfuerzos en conseguir un prototipo de un producto y no se ha pensado en la documentación de fabricación Terminando el prototipo se decide fabricarlo en serie y lo que re sulta es que se construyen un gran niV mero de prototipos porque no se tiene la mencionada documentación de fabric ción Una vez conseguida éstal la renta bilidad de fabricación es notable Si se hubiera dado la misma importancia a la construcción del prototipo como a la dc cumentación la rentabilidad de fabric ción del producto hubiera sido mucho mejor pues una vez terminado el proKV tipo y decidido que se comienza a fabiv car la serieI la rentabilidad del producto se consigue a panir del primerequipo fih bricade Hay cjue tener en cuenta lo siguientei Li información no reside en los pKMO tipos sino en la documentación too bit 76 La realización de un prototipo sirve generalmente para comprobar la doci mentación de desarrollo y como base para la realización de la documentación de fabricación f pero poco ayuda a la f bricación del productc Lo que verdade ramente sirve es la documentación Documentación técnico Un efe mento imprescindible en los co tfotociones Cada vez es más utilizado el concepto de la contratación o subcontratación en la fabricación de un producto y es en es tos hechos cuando la documentación se convierte en elemento esencial ya que todo lo que esté escrito tendrá valor de contraux Las empresas que utilizan este sistema para realizar sus funciones saben que todo aquello que basan en una bi na documentación llega a tener éxitc mientras que las contrataciones improvN sadas con pocal escasa o en definitiva con incompleta informaciÓn1 siempre conlleva a resultados no deseadla líien es cierto que si se eligen a bi nos profesionales para las contrataciones o subcontratacioneSg éstos facilitarán las ausencias que puedan encontrar en la documentación mediante reuniones a conversaciones con el prersonal técnico que la empresa designe pero esto signn fica una dedicación de tiempo de un tipo de profesionales que generalmente es de alto coste para la empresa y que mente no estaba previsto en la c cións lo que hace desviar los tos originales La cantidad de software que se utiliza hoy día1 va en gran aumento respecto del hardware y aquí la inv portancia de la documentación es to davía más acentuada Ya no nos extraña ver la recepción de un pedido efectuado donde se recibe un pequeño sobre conteniendo un soporte magnético y junto a él una gran caja que contiene unos voluminosos manuales Por muy bien que esté realizado el sof ware contenido en el soporte magnétN cOj si lo descrito en los manuales que lo acompañan no son de una buena calN dadj no identifican claramente para que es cada unOj no están estructurados de forma lógica con la explicación concreta de cada operación a realizan etc inev blementc se juzgará quei la aplicación deja mucho que desear Kn manos de las Empresas está en ví lorar la importancia de disponer de un buen equipo de documentalistas técn cos1 Miguel Ángel Tejero es Jefe de DivU sión de Documentación Técnica en Telefónica HD
30 oct 2015