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Internet en la empresa (I): Intranet
Rincón de Internet Internet en la empresa (I): Intranet -------------------------------------------------------------------------------- "Sí, pero ¿cómo llevaremos el seguimiento de un proyecto tan grande?". Esa era la pregunta que surgía al final de cada reunión de comienzo de un proyecto en el CERN (Laboratorio Europeo de Física de Partículas). Y fue esa misma pregunta la que llevó a Tim Berners Lee, consultor independiente del CERN por aquel entonces, a considerar que "quizás un sistema de información vinculada nos permitirá ver la estructura real de la organización en la que trabajamos". A partir de ahí, "Gestión de Información: Una propuesta" o lo que es lo mismo, el nacimiento en 1.989 de la World Wide Web "La estructura operativa de una organización es una telaraña conectada multiplemente cuyas interconexiones evolucionan con el tiempo" Tim Berners Lee.- Inventor de la primera intranet (además de la World Wide Web) IIniciamos con este artículo un análisis en forma de trilogía sobre la utilización de internet en el entorno empresarial desde tres puntos de vista diferentes, pero al mismo tiempo complementarios como son la intranet, extranet y el acceso móvil a la red corporativa. En toda la serie trataremos de evitar hablar de productos concretos, de los cuales hay numerosos ejemplos en el mercado (basta hojear cualquier revista comercial), centrándonos mejor en otros aspectos de los que no se oye hablar tanto, pero que consideramos que constituyen una parte importante en la implantación y funcionamiento de la tecnología internet en la empresa. No obstante su división, resulta difícil poder abordar el tema con la exhaustividad requerida y siempre nos dejaremos en el tintero (puertas lógicas si se prefiere) más de una idea. Intranet Efectivamente, podemos considerar que la WWW nació como la primera intranet de la historia. O al menos ese era el propósito de su inventor. A partir de ahí, su aceptación global en el ámbito de Internet y gran popularidad que ha llegado a convertirla en un sinónimo de la propia Red es de todos conocida. Pero ¿qué hay hoy de esa aspiración original de Tim Berners Lee? Sin duda alguna, las organizaciones evolucionan con el tiempo adaptando sus estructuras operativas al amparo de las Nuevas Tecnologías. Se han escrito libros enteros sobre intranets y son muchas las definiciones que uno puede encontrarse, pero pensamos que de forma muy simple, podríamos decir que una intranet consiste en un sistema hipermedia distribuido de información accesible mediante un interfaz web y definida en el ámbito privado de una organización que es capaz de transformarla. Esta última coletilla que hemos agregado pretende dar una idea de su gran potencial. A continuación vamos a analizar algunos de los elementos a tener en cuenta al llevar a cabo la implantación de una intranet: La plataforma Tenemos varias opciones. Si bien pudiera parecer que la intranet ha de estar montada sobre un servidor de internet y así lo enfocan de forma exclusiva los más puristas, para nosotros esta es una más de las alternativas, si bien no la única. Como veremos más adelante, este no es por sí solo un factor clave a la hora de llevar a cabo la implantación de una intranet. Las redes IP pueden considerarse como una evolución de las ya tradicionales redes de área local y extendida, sin embargo, y en una primera fase puede aprovecharse la base ya instalada para su implantación. Al mismo tiempo cada una de las plataformas tiene sus ventajas e inconvenientes. Así a cualquier usuario le resulta muy cómodo almacenar información sobre una LAN, pues es como hacerlo en el disco duro (de la red). También y en el caso en el que la empresa ya cuente con una intranet, la red de área local puede utilizarse para montar una intranet departamental enganchándola a la corporativa y con la garantía adicional de que sólo podrán acceder tanto en lectura como en escritura los perfiles de usuario que se definan internamente. Utilizar un servidor web es más incómodo si pretendemos que los usuarios accedan de forma masiva a guardar información y requerirá definir cuidadosamente los perfiles de escritura pero permite un acceso universal de lectura dentro de la propia empresa. El empleo de una estructura mixta puede ser una solución ideal, ya que de esta forma la información más visible puede ubicarse en el servidor web mientras que la más privada puede ocultarse en los discos de la LAN, pudiendo definir un grado adicional de seguridad en el acceso de lectura al de la intranet corporativa. El modelo de interacción Algo más de importancia tiene el modelo de interacción de los usuarios con la intranet. Aquí nos moveríamos en un amplio espectro cuyos extremos podríamos denominar modelo de interacción asimétrica y modelo de interacción simétrica. El primero de ellos o interacción asimétrica se basa, siempre simplificando, en la existencia de dos roles bien diferenciados: El productor de información y el receptor de la misma. Los productores (que a su vez se pueden dividir en suministradores y editores) son los que se encargan de dotar de contenido a la web, mientras que el papel de los receptores es pasivo, quedando relegado al de meros consumidores de información siguiendo el esquema de un medio de comunicación tradicional. En el modelo de interacción simética, sin embargo, los roles se comparten y los productores son los mismos receptores. Este es el modelo de comunicación propio de internet. En la mayoría de las intranets es el primer modelo es el que predomina, siendo raro encontrar el segundo. Desde mi punto de vista este es uno de los aspectos clave para que pueda considerarse que una intranet se encuentra integrada en los procesos de la empresa, y como decíamos anteriormente en la definición, sea incluso capaz de transformarla. Ahora bien, no es tan fácil llegar a este punto, pues se trata de un estado de evolución tecnológica de la propia empresa y sus empleados. No bastará ni mucho menos, dotar de las herramientas (aunque sea condición necesaria) sino que los propios empleados habrán de ser conscientes de la importancia de la intranet y considerarse protagonistas de la misma, de lo cual hablaremos más adelante. Para llegar a un modelo de interacción simétrica desde uno asimétrico se pueden marcar etapas intermedias utilizando el modelo que podríamos llamar de gatekeepers. Esto quiere decir que si originariamente en la intranet contamos con un solo editor, podemos irlos ampliando, inicialmente a uno por departamento que vaya recopilando la información (y necesidades) de los suyos y de ahí a uno por subunidad y/o proyecto y así sucesivamente, de forma que los anteriores van tomando un rol de coordinación. De esta forma se irá produciendo una evolución paulatina en los diferentes grupos de la empresa. Otros posibles modelos de interacción que se pueden contemplar son: •	Asíncrono y síncrono. Las comunicaciones asíncronas son desplazadas en el tiempo mientras que en las síncronas los interlocutores coinciden en el instante temporal. De esta forma una intranet con un modelo de interacción síncrono habría de incluir funciones de este tipo, como por ejemplo reconocimiento de voz o videoconferencia integradas en la propia herramienta. La intranet inicialmente podrá tener carácter asíncrono e ir incorporando con el tiempo funcionalidades asíncronas según las necesidades de la empresa lo vayan requiriendo y las posibilidades tecnológicas lo vayan permitiendo. •	On site y Off site. La interacción on site es la tradicional en la intranet mientras que la off site , que en un principio quedaba relegada a accesos desde el hogar u hoteles, cobra nueva actualidad con la nueva tecnología de acceso móvil a redes corporativas. En este artículo nos referimos a la primera de ellas, dejando la interacción off site para la tercera parte de esta trilogía. Las herramientas Otro elemento a tener en cuenta es el de las herramientas. Por un lado estará el navegador para el acceso y visualización de la información y por otro lado las propias herramientas de producción y publicación de información. En un principio las más básicas serían las mismas ofimáticas con la opción de guardado en formato HTML así como la herramienta de edición HTML que en cada caso acompañe al navegador y un editor gráfico, pero podriamos llegar a considerar editores web/gráficos con mayor nivel de prestaciones o complejidad (nunca podremos dejar de lado el bloc de notas - todo un clásico) y de otros formatos de publicación electrónica (pdf, flash...). Una opción que parece ganar fuerza es el estándar XML como formato de almacenamiento de datos en las aplicaciones ofimáticas por su facilidad de conversión a otros lenguajes como HTML para intranet y extranet y WML para acceso móvil. Lo que sucede con esto es que a la hora de implantar una intranet con un modelo de interacción simétrico, podemos encontrarnos con que haya múltiples usuarios generando información que no cuenten con la formación técnica necesaria para manejar estas herramientas. Una opción sería dar a estos usuarios la formación necesaria. La otra opción, más costosa en un principio pero más consistente a medio plazo consistiría en habilitar una herramienta (comercial o a medida) que asista de forma muy sencilla en las distintas posibilidades de generación de información contempladas (ej: generación y modificación de organigramas, creación de páginas índice de documentos con los correspondientes enlaces, transferencia de ficheros y gestión del almacenamiento de los mismos, personalización de enlaces sobre la home page…). En cualquier caso puede ser de gran utilidad el suministro de unas plantillas con diferentes formatos (índice de documentos, recursos o enlaces, organigramas, etc..) en las que vengan definidas determinadas áreas de cara a que sea más sencilla la edición. Siempre se pueden dejar libres determinadas zonas en mayor o menor medida (iconos, información particular, fondos, …). Así en cierta forma se puede fomentar la creatividad de los editores. Los contenidos El portal de la intranet ha de convertirse en el escritorio del PC. Para lograr que este, nada desdeñable, objetivo se convierta en realidad, la información relevante y las aplicaciones del trabajo diario habrán de ser accesibles desde la misma. Y a ser posible y por estar en internet, a una distancia inferior a 4 clicks. Una idea para el portal de la intranet puede ser hacerlo coincidir con el mapa de la misma junto a una serie de accesos directos importantes personalizables por el propio usuario según sus particulares necesidades de acceso y tratamiento de la información y el imprescindible apartado de noticias en el que poder comunicar las novedades y actualizaciones en la información del propio sistema. En cuanto a los grandes bloques de contenidos, uno de los más importantes, y que ya por sí solo constituye un reto tratar de llevar a este entorno, es el que denominamos sistema de gestion. El sistema de gestión es el núcleo de la organización y como tal es la parte que debería contar con un mayor peso específico en la intranet corporativa. La razón de ser de la organización, su forma de actuar para cumplir los objetivos, la información generada, las herramientas empleadas y los enlaces a recursos relacionados. Todo este cúmulo de conocimiento convenientemente agrupado por áreas, como por ejemplo la política, la organización, las personas, las actividades (por departamento o por proyecto), los resultados y otras tantas, constituye, si se es capaz de estructurar adecuadamente, un tesoro de incalculable valor para la organización, pues prácticamente todo lo relevante se encuentra ahí. El resto de la información puede servir como complemento al propio sistema de gestión y no podemos olvidar áreas importantes como información y noticias del sector o la propia organización. Bajo esta misma visión se puede plantear llegar a un esquema (que podríamos denominar fractal) en el que la misma estructura de áreas se va replicando y desplegando desde la organización hacia las unidades, subunidades, etc. hasta poder llegar al nivel de persona. De esta forma, por ejemplo, una organización podría empezar con unas únicas áreas. Cada unidad o subunidad iría introduciendo sus áreas en el caso de que existieran (por ejemplo una política particular). Y en el caso de que el despliegue llegara al nivel de persona, esta podría definir su propia página de actividades en la que ubicaría toda la información de procesos y proyectos con los que trabaja en el día a día. Si además, la organización se encuentra certificada en materia de calidad, puede ser una buena oportunidad para innovar el sistema de gestión de la misma al amparo de la nueva revisión de la normativa ISO. El factor humano: Clave del éxito Como ya hemos dejado entrever a lo largo del texto hay un factor al que no siempre se le otorga la debida importancia y que sin embargo pensamos que es esencial si se desea implantar con éxito una intranet, pues no debemos olvidar, que por mucha tecnología que tengamos, uno de los factores clave es el humano. Seguro que muchos de nosotros hemos sido testigos, cuando no protagonistas, del "traumatismo" que en mayor o menor grado supone implantar un nuevo sistema o tecnología de información en los usuarios de la empresa. Lo más paradójico es que en la mayoría de las ocasiones el nuevo sistema venía a subsanar alguna deficiencia o incluso mejoraba la interacción. En cualquier caso, objetivamente podía ser considerado como un avance de cara a los usuarios frente a la situación anterior. ¿Por qué surgen entonces los problemas? La respuesta no es fácil. Sin embargo parece cierto que a cierta resistencia al cambio subyacente en la condición humana se une el rechazo a todo aquello que es considerado como una imposición. Al igual que Internet es un reflejo de la sociedad en que vivimos, la intranet de una empresa habría de ser un reflejo de la misma, y esto es de sus empleados. Es por ello, que nos inclinamos a pensar que una intranet que no cuente con la participación de toda la empresa poseerá limitaciones en su concepción que podrían derivar hacia un potencial fracaso de la misma. Para ello puede ser de gran ayuda la constitución de un grupo de interés específico en intranet. Para formar este grupo se podrá de reclutar a gente de cada una de las unidades o proyectos en los que trabaja la organización. Inicialmente será más sencillo buscar personas que por su forma de ver las cosas y pensar estén especialmente sensibilizadas y motivadas con la idea de la intranet. Ellos pueden constituir el germen inicial que vaya extendiéndose por toda la organización e involucrando cada vez a más personas y haciéndoles sentir protagonistas de la intranet. Las presentaciones en las diferentes unidades y formación en los diferentes ámbitos vistos hasta ahora son acciones que contribuirán a aumentar el interés internamente en la propia empresa. Será importante tanto para la definición de los contenidos como para la formación del grupo, estudiar los diversos flujos de comunicaciones en la empresa. Estos flujos (que son parte primordial en los estudios de diagnostico en sistemas de información) se pueden conocer mediante cuestionarios cualitativos y cuantitativos. No deberíamos dejarnos los flujos de comunicaciones informales (no hay que olvidar que en las maquinas de café se produce una parte importante de las relaciones e interacciones de la empresa). Una vez constituido, el grupo será el responsable de definir y revisar una estructura de contenidos que ha de ser útil para todos. Para ello será conveniente celebrar reuniones periódicas, crear una lista de distribución y habilitar un rincón en la intranet dedicado al grupo. Y como si del IETF (Internet Engineering Task Force) se tratara se puede incluso lanzar nuestras particulares peticiones de comentarios y sacar de ahí información para la definición de una intranet útil para todos. El despliegue Una vez constituido el equipo, conocidas las herramientas y definidos los contenidos sobre los que ponerse a trabajar quedará el lanzamiento y despliegue. Para ello citamos algunas ideas. Una de ellas puede ser la celebración de un concurso que ayude al personal de la empresa a conocer y utilizar la intranet. Antes del boom Internet en España (verano del 99), fue una buena estrategia que las empresas actuaran de ISPs ofreciendo acceso gratuito a Internet a sus empleados como forma de hacerles más cercana esta tecnología. Hoy en día, que ofrecer un acceso gratuito a Internet ha dejado de ser una novedad. Se puede sin embargo, siguiendo esa misma línea, ofrecer paquetes software de edición web y cursos o documentación pedagogica de los mismos de forma gratuita. Finalmente, la prueba del algodón. Si desea saber si su intranet es aceptada, dese una vuelta por la empresa a primera hora de la mañana, cuando la gente este llegando. Si observa que una de las primeras cosas que hacen es abrir el navegador y allí se encuentra el portal de la intranet, entonces la cosa va por el buen camino. Eso sí, no recomendamos imponer o forzar su aparición mediante artificialmente mediante cookies o mecanismo orientado a tal efecto. Ah, y no se asusten si detectan ciertos "piques" entre personas o incluso unidades por mejorar el aspecto formal y de fondo de sus páginas: El efecto avalancha ha comenzado. ¿Y a partir de ahora que? Un objetivo ambicioso puede ser no ya el famoso papel cero sino pretender llegar a otro concepto: el del disco duro cero, o lo que es lo mismo la información se guarda de forma única en los servidores de red, sin que pueda llega a darse xistan diferentescopias locales de un mismo documento que al final adquieren obsolescencia. Un aspecto importante y con el que hay que tener cuidado es que la intranet siempre ha de estar actualizada. Inicialmente esto no parece un problema, pero conforme pasa el tiempo aumenta la probabilidad de que nos vayamos dejando contenidos que han perdido su vigencia en mayor o menor grado. Un gran número de intranets no se encuentra actualizado y muchas intranets que lo están es por que actualizan determinados contenidos en los instantes previos a una auditoria de calidad. Y para terminar, un ideal: Abajo las barreras y las cajas fuertes. Arriba la transparencia. Hemos de ser ambiciosos y reducir la información confidencial a estrictamente los datos que deban poseer este carácter. ¡Cuanta información habrá guardada en discos locales de despachos y cuya clausura sirve para dar más poder dentro de la organización a su poseedor (cuando no para justificar solamente su elevado sueldo)! -------------------------------------------------------------------------------- Direcciones de interés Infonomíawww.infonomia.com Information Manaagement Proposalwww.w3.org/pub/www/History/1989/proposal.html Intranet Design Magazinewww.innergy.com IT Professional Research Centerwww.cio.com/forums/itcarrer/ Where has all the hypertexrt gone? december.com/cmc/mag/1996/dec/last.html World Wide Web Consortiumwww.w3c.org -------------------------------------------------------------------------------- Juan José Sánchez Aguila-Collantes Ingeniero de Telecomunicación por la UPM En la actualidad trabaja en Ericsson España, S.A. [email protected]
30 oct 2015