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El ordenador y su entorno: la ofimática, una integración de tecnologías
El ordenador y su entorno La Ofimática una integración de tecnologías La utilización del ordenador en un entorno de oficinas está supo niendo un reto a las formas tradicionales de organización del trabajo desde los directivos hasta los administrativos Nuestro compañero ALEJANDRO ORERO Director del Dptcx de Organización de Emp sas de la ETSITIVL se aventura en un análisis globalizador de los tras cendentales impactos de la informática sobre la oficina tradicionaL El ordenador y su entorno Alejandro Orero solución integral a los problemas admh nistrativos y de gestión de la empresa que involucran la realización de acciones que podemos enmarcar en lo quesería el tema de oficina en la empresaí Tradicionalmente la informática ha intervenido en la empresa solucionando problemas concretos que requerían pesa dos y rutinarios manejos de datosí Así entre las aplicaciones primeras en que uno piensa para la informáticas aparece la contabilidad las nóminas control de in ventariosf control de pedidos y factu ción etc De esta forma desmenuzando fun cionalmente la empresa podemos encon trarnos con innumerables problemáticas de tratamiento de información mecanh zable o susceptible de su tratamiento in formativc Esta visión de la aplicación de la irv formática en una organización nos lleva a la aparición de un Departamento de P cesado de Datos que genera cantidades cada vez mayores de listados y que nece sita de un importante consumo de recu sos en la transcripción de información tanto en entrada como en salidaa Como solución a las cada vez mayo res necesidades de información y para cionalizar el sistema informático en la empresaf aparecen los Sistemas Integra dos en las que todas las aplicaciones tra bajan con una o varias bases de datos co muñes interconectadas relacionándose entre sí de forma que se puedan generar en los diferentes niveles jerárquicos de la empresal los documentos de información de gestión fp cuadros de mandol que permitan el conocimiento de la situación de la empresa y la toma de decisiones por los responsab Se suministra asimismo la información necesaria para el desar llo de sus funciones a los niveles opérate vos Se obtienen asú siguiendo con esta evolución los sistemas MIS ÍManagement Information System L No se consigue con el proceso de da tos o sistemas MJ tradicional dar EL SISTEMA DE OFICINA EN LA EMPRESA El concepto de oficina queda clara mente expresado considerándolo como un sistema en el que se realiza un trata miento de información presentada bajo diversas formasi texto datos voz e i genes y diferentes soportesi papel crofichasl palabra habladaf y aquellas lacionadas con DP cuando se utilice tasl discos memoria central etch Los diferentes niveles jerárquicos que se relacionan en mayor o menor g do con las tareas de oficinal pueden ser clasificados en los siguientes gruposi Directivosa Ejecutivos Profesionales y técnicos Personal de apoyoi secretarias administrativos etc Los dos últimos grupos son los que en mayor medida pueden verse ayudados en sus funciones por un sistema de ofic na autómata También podemos ordenar las activ dades de la oficina en los siguientes posi dadl rapidezf fiabilidad y multifunciona lidad crecientes las microfilmadoras y sistemas de base de datos microfilmados sistemas OCRf CIM COM etc Creación de información Toma de datos y preparación de información Tecleadn Distribucióñ7Comunicación de información Almacenamiento7recuperación de información Utilización de información Para la realización de las actividades mencionadas se dispone en la oficina dicional de una serie de elementos e i trumentos algunos de los cuales ha sufr do en los últimos años un desarrollo téo nico espectacular gracias al desarrollo pa ralelo de otras tecnologías ímicroelec nica principalmenteh Entre estos instn nrientos podemos destacar las máquinas de escribir y de calcular que han pasado de ser mecánicas a eléctricas y por último electrónicasl las fotocopiadoras con cali Los instrumentos de la oficina se cen pues cada vez más inteligentes gracias a la capacidad de proceso y nr moria que les da la microelectrónica a unos costes asumib Por otro lado los ordenadores re gados tradicionalmente en su utilización directa a los profesionales encuadrados en su mayoría en el departamento de DP o de Servicios Informáticos de la emp saf son accesibleSs gracias nuevamente al desarrollo de la microelectrónica y a la caída consiguiente de los precios de los equipos a usuarios no profesionales de la informáticaI El DP se acerca a los usua rios finalesa Aparecen en Is oficina te minales ordenadores personales procesa dores de textosí La informática deja de ser algo lejano ajeno y se convierte en lo cotidianc Con el teleproceso se dismin yen los costes de transcripción de la in formación Con los ordenadores persona les o pequeños sistemas descentralizados se favorece la adaptibilidad del sistema informático globaL al sistema global errv presaf con un menor tiempo de acceso a la información que mejora la eficiencia de las decisionesa La oficina se llena de terminales má quinas de escribir electrónicas procesa dores de textos fotocopiadoras lectoras de microfichas pequeñas calculadoras y o rdenadores etc que conviven con los tradicionales archivadores teléfonos i terfonos télex correspondencias etcw y con papel con abundantes cantidades de papel Con los diferentes elementos men cionados en los párrafos anteriores se pretende disminuir la diferencia de crec miento de las productividades del sistema de oficina y del sistema de fabricación que según un estudio del Stanford F search Instituto crecieron en el período entre 1960 y 1970 en Estados Unidos un 494 y un 8394 respectivamenteí Por otra parte según estimaciones de IVL Zisman del MIL las inversiones nece sarias por cada puesto de trabajo en ofi ciña son aproximadamente de entre un décimo y un cuarto de las que se neces tan en un puesto industrial Otros análN El ordenador y su entornoefectuados por H Mintzberg de la McGill University por la BelUMorthem Research y por la ATX con similares resultadoSj nos muestran el porcentaje de tiempo diario que los ejecutivos y profe sionales de las empresas consumen en dh ferentes actividadesx y que resumidos son i al Un 7096 en actividades de nicación distribuido de la siguiente mai Entre 15 y 2096 telefone Entre 40 y 5096 reunionesl Entre 1 y 596 elaboración de uv formesy documen bl Un 2596 en distribuí archivar y recuperar documenUn 596 en la creación pensamie análisis y planificación Ante los datos precedentes se mues tra evidente la importancia que lascom nicaciones tienen en el conjunto de la empresa y por supuesto en el sistema de oficina de laempresaJ Nuevamente las aplicaciones de las microelectrónica en el desarrollo de unas técnicasj las telecomunicaciones perrrih ten la mejora de elementos e instrumen tos utilizados en la oficina y la creación de nuevos servicios de telecomunicación que favorecen simplifican y en cualquier casof modifican el sistema de oficina de la empresaí Entre estos elementos convie ne destacar las redes locales ÍLANh ce tralitas electrónicas privadas iPABXl y públicaSj las futuras redes de servicios i tegradoSj los nuevos servicios telemáticos como telexteXj telefax teleconferen cias etc EL SISTEMA OFIMATICO Hemos visto cómo tres tecnologías convergen en la automatización del siste ma de oficina de la empresai Tecnología de proceso de datos y computación Tecnología de oficinaí Tecnología de telecomunicac nes Si estas tres tecnologías se integran entre sít obtendremos los medios mate riales íhardware y softwarel constituyen tes del sistema of imáticc Será sin emba go necesario un tercer componente ade más del hardware y software que pode mos llamar de acuerdo con Don Taps cott del Trigou Systems Group el ORGWAREdelsistema El Orgware siguiendo a Tapscott se definiría como el conjunto de procedh mientosf procesos rediseño de tareas es trategias de entrenamiento planes de irrv plementación actividades de formación y educación sistema de responsabilida des flujos de información etc con los cuales se optimiza el componente no del nuevo sistema de trabajo en la cinaelectrónicaí Es pues necesario que ante un pro blema de automatización de oficinas se consideren conjuntamente con los El ordenador y su entorno mentos técnicosí los elementos cionaleSf que si no son tratados correctas mente harán que un sistema ofimático diseñado técnicamente perfecta fracase en su implementación y operación Situados ante la disyuntiva de imp mentar o no un sistema ofimático debe mos previamente responder a las siguien tes preguntasi ódónde estamos71 ópor qué cambiar71 6qué podemos hacer71 ócómo conseguirlo7 Es preciso efectuar asimismo un aná lisis coste7beneficio del sistema ofimático en el que se obtengai Identificación de las fuentes de información Identificación de los tipos y cta ses de información a recogen Inventario de equipos y serv Identificación de áreas de opor tunidad y beneficié Cálculo del orden de magnitud de los ahorros previstosí Libermanf Selig y Walsh nos relatan las fases y etapas por las que discurre un sistema ofimático hasta su completo de sarrollOj éstas soni aa Oficina Tradicional Etapa 1i Iniciación O a 3 añosK Se produce la decisión de la automatización de la oficina Se utiliza profusamente procesadores de textc se reduce la utilN zación de papeL Se instala los primeros equipos ofimáticos interconectados a tra vés de una red locaL ba Oficina Transicional Etapa 2i Expansión O a 4 añosh El sistema ofimático inicial reducido a una experiencia piloto se extiende por la presa Aparecen graves problemas de ganización si el orgware no es corre to Etapa 3i Formalización O a 2 añosh El sistema comienza a reglamentan se asignan responsabilidades operacionalesI Se institucionaliza la educación en los nuevos métodosl Puede aparecer un de partamento de of imátical Se hace hincapié en la mejora de la productividadí c Oficina Transformacional Etapa 4i lntegraciónl El sistema mático es elemento insoluble dentro de la organizaciónl La gerencia será capaz de planifican implementar y mantener el sis tema ofimáticc buscando no ya reduc nes de papel o aumentos de productivi dad sino un cumplimientos de objetivos y subobjetivos de acuerdo con el plan es tratégico de la empresat En esta etapa el software hardwaref comunicaciones y orgware llegará a la base de la organiza ción Etapa 5i Madurezt Es la etapa final de la evolución del sistema ofimáticc Es la consolidación de la integración de nologías ya mencionada CONCLUSIONES Se ha puesto de manifiesto como cuatro tecnologíasj oficina computa ciónf telecomunicación y organización convergen para permitir el desarrollo de un sistema ofimáticoí El elemento clave que permite esta convergencia es la mi croelectrónica que ha favorecido y favo rece el desarrollo tecnológico a costes so portableSj de los elementos técnicos inte grablesen la oficina Es necesario además aplicar dos y técnicas de análisis y diseño organi zacional con el fin de lograr que el siste ma ofimático alcance la madurez en la empresa Conviene recordar que las fases en el desarrollo de una organización pue den resumirse eni Aprendizajes Planifh cación Implementación y Operación con el control evidente en cada una de Los equipos CAD7CAM presentes en el mercado actualmente presentan un po tencial de ayuda muy importante para las empresas Sin embarga y debido a la ú versidadf y en la mayoría de los casos también complejidadf de los problemas a resolver es necesario prestar atención es pecial a la detección y diagnóstico deesn tas aplicaciones y a su desarrol Estos desarrollos son los que concretan el po tencial de los equipos CAD7CAIVK Por es to cuando se toma la decisión de compra de un equipo CAD7CAM se ha de pensar no sólo en los costes directos del sistema ícompra mantenimientos locales etch sino también en los anejos derivados de la formación del personaL del estudio de potenciales aplicaciones y de los desar llos que estas aplicaciones conllevara Dentro del campo de la industria electrónica y electromecánica merece un capítulo aparte los equipos dedicados a la ayuda al diseño mediante simulación Estos equipos incorporan paquetes de softwarer la mayoría de ellos creados para poder desarrollar circuitos inte grados y que añaden una dimensión adicional al tradicional círculo de diseño preliminar lesquemaj montaje de prototi pOj desarrollo e implantación del Softwa re ten el caso de desarrollo con micro procesadoresh modificación del esquema y vuelta a empezar Mediante simulación es posible llegar prácticamente al esquema final sin tener que construir el prototipo y permitiendo hacer estudios fmuy difíciles de hacerí si no imposiblesl de testabilidad del diseñe race conditions diseño en caso peor etc Y por supuesto en menos tiempe Estas herramientas serán dentro de unos años de uso tan común como hoy son los equipos de desarrollo de mic procesadores y los analizadores lógicos y esto redundará en una mayor calidad de los diseñoSj y una mayor competitividad de lasempresasí JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE LOS EQUIPOS CAD7CAM Habitualmente una justificación nómica de una inversión de equipos CAD7 CAM en un primer momento se tiende a basar en el aumento de productividad resultanteI Este aumento de productivi dad es cierto en la mayoría de loscasos pero también es cierto que es difícil que justifiquen con reglas rigurosas de econo metría el valor de la inversión Hay sin embargo otras consideran ciones que se deben tener en cuenta para esa justificación económicai La rapidez en la obtención de los proyectos o de los desarrollos nuevos o modificaciones de los existentesí tienen un valor inapreciable en el mercado a tuaL La calidad de estos proyectosA sarrollos así como la documentación ane ja contribuyen a dar una imagen de mar ca sobrevaloradac Un punto de vista importante para la Gerencia es el de que el conjunto conv pleto del proceso de producción con un equipo CAD7CAM es más controlaba Esto es debido a que una correcta exp tación de un equipo CAD7CAM obliga a adoptar una serie de normas de funciona miento interno que de alguna manera acaban siendo introducidas en el equipo De esta forma la tecnología de la Emp sa deja de estar desperdigada en proced mientos que son conocidos por unas po cas personas y pasa a ser patrimonio de la Empresa y dentro del equipo CAD7CAIVL Por otra parte la introducción de tos equipos es un momento adecuado ra remodelaciones y adopción de normas ícódigc procedimientos de aprobación y modificación etcj de difícil o más lenta inserción en la situación anterior Siguiendo con este punto de vista al ser más controlable todo el proceso de producción es también más predecible su comportamientoí es decir se conocen con más precisión los plazos de las distin tas fasesf quién es responsable de quéa tuación etc Y por tanto se conocen con más detalle y antes los puntos donde el proceso total puede mejoran Estos conceptos son de difícil ducción en términos económicos pero no dejan de tener una gran importancia para la Empresa En saber detectar las posibles ventajas de los equipos CAD7CAM en las Empresas en relación con estos concep tos está uno de los mayores retos que tienen actualmente los responsables de lasempresas En resumen los equipos de CAD7 CAM constituyen un magnífico presente y una gran oportunidad para la modernh zación de nuestra indust Esta situación además es un gran re to para la Ingeniería de este país para al menoSj adaptar las potencialidades de los equipos CAD7CAM a las necesidades co cretas de nuestra industriat Esta situación se asemeja una vez más a la teatral de Personajes ísuminist dores de equipos de CAD7CAMÍ emp sas de servicios etch en busca de Autor Empresarios capaces de aceptar el reto y definir y abordar sus problemash
30 oct 2015