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La dirección de proyectos
48 bit 169 JUN.-JUL. 2008 QUÉ ES... La dirección de proyectos Julio Alba Consultor/Director de Proyectos de ASTEC stos organismos generan unas guías y procedimientos para la gestión de proyectos de gran tamaño. Para el caso de proyectos de menor tamaño, es posible que algunos de los procesos no sean necesario y por lo tanto no se apliquen, así se evita que un proyecto de reducido tamaño tenga una gran sobrecarga de gestión o administrativa. La decisión de qué procesos son necesarios o no, suele tomarla el Director de Proyectos o la Oficina de Proyectos (PMO). El interés de todos los modelos de gestión de proyectos es común y el objetivo es obtener un proyecto exitoso. Para poder conseguir ese objetivo es necesario definir qué es un proyecto y que supone que sea exitoso. El Director de Proyectos es la persona encargada de que el proyecto cumpla con los objetivos propuestos y para eso debe aplicar todos sus conocimientos, herramientas, habilidades y técnicas. Grupos de procesos de un proyecto Dentro de un proyecto se definen cinco grandes grupos de procesos que se irán repitiendo a lo largo del ciclo de vida del mismo: inicio, planificación, ejecución, control y seguimiento y cierre. Cómo se puede observar en la Figura 1, los grupos de procesos están estructurados como un ciclo de realimentación, excepto los de entrada y salida del bucle. La idea es que tras el inicio del proyecto venga una fase de planificación. En esta fase se analizarán las distintas tareas que hay que realizar y se planificará su desarrollo. Una vez que todo esté planificado, se pasará al proceso de ejecución, en el que se realizarán las actividades del proyecto conforme lo planificado previamente. E La dirección de proyectos La gestión empresarial está sufriendo una evolución muy importante en los últimos años. Se está abandonando un modelo de gestión en el que se actuaba en base a buena voluntad, inspiración y auto aprendizaje a modelos en los que se intenta identificar cuál es la mejor forma de gestionar para conseguir el mejor rendimiento de unos recursos finitos e identificados, aspectos que suelen caracterizar a un proyecto. Dentro de ese contexto de profesionalización de la gestión, varios grupos de interés y organismos de estandarización están trabajando para conseguir un modelo óptimo para la gestión de los proyectos. De esta forma surgen algunos modelos como el defendido por el PMI (Project Management Institute) u otros organismos. En este artículo nos centraremos en el modelo del PMI y en la tercera edición de la Guía del PMBOK, ya que actualmente parece ser el más extendido y el de mayor aceptación. Figura 1. Grupos de procesos en la dirección de proyectos. bit 169 JUN.-JUL. 2008 49 QUÉ ES... La dirección de proyectos A lo largo de un proyecto siempre hay imprevistos que deben ser analizados y que en algunos casos implican cambios y modificaciones en el proyecto. Como por ejemplo, errores en la ejecución, cambios de alcance, incidencias con los materiales o desviaciones entre lo planificado y lo que se esté ejecutando. Todo ello implica que se deben analizar las distintas situaciones creadas para poder tomas medidas correctivas que devuelvan al proyecto a su correcta ejecución. Áreas de conocimiento A su vez, el PMI define nueve áreas de conocimiento. Todos los procesos pertenecen a uno de los cinco grupos de procesos anteriormente enumerados y a una de estas áreas de conocimiento: – Gestión de la integración. – Gestión del alcance. – Gestión del tiempo. – Gestión de los costes. – Gestión de la calidad. – Gestión de los recursos humanos. – Gestión de la comunicación. – Gestión de los riesgos. – Gestión de las compras y adquisiciones. Gestión de la integración Esta área de conocimiento incluye todos los procesos y actividades necesarias para que las distintas actividades del proyecto vayan sincronizadas y el fin sea el adecuado para los intereses del proyecto en su conjunto. Por ejemplo, sincronizar tiempos, riesgos y adquisiciones puede ser una de las tareas que mejor identifiquen la naturaleza de esta área de conocimiento. Gestión del alcance El Alcance del proyecto se puede definir como los objetivos a conseguir tras la finalización del proyecto. Es muy habitual que un proyecto nazca con un alcance determinado y debido a que las circunstancias y los intereses van variando a lo largo del tiempo, los objetivos finales sean muy diferentes a los propuestos en un inicio. Todos estos cambios en el alcance tienen unos impactos inmediatos en el coste del proyecto, la planificación temporal y posiblemente también en la calidad del producto resultante. La dirección del proyecto debe ser capaz de gestionar estos cambios para garantizar que el proyecto llegue a buen término. Si por algún motivo es necesario realizar un cambio de alcance en un proyecto, consecuentemente y como mínimo hay que rehacer la planificación de costes y de tiempos. En este caso hay que tener mucho cuidado con la posible acumulación de pequeños cambios de alcance. Es posible que el cliente o algún grupo de interés solicite pequeños cambios que pueden ser absorbidos por el proyecto sin problemas, pero si son muchos, el resultado final es un cambio de alcance importante que se ha realizado poco a poco y sin que el Director de Proyectos sea consciente. Para evitar esto, es necesario llevar un control detallado de todos y cada uno de los cambios solicitados a lo largo de la vida de un proyecto. Gestión del tiempo Un proyecto debe tener un momento de inicio y otro de final. Generalmente en los proyectos, el factor tiempo suele tener un peso muy importante ya que para el cliente un retraso en el proyecto puede suponer una importante pérdida de ingresos. Por ello, en todo proyecto se hace una planificación temporal y se va controlando su cumplimiento. Dentro del proyecto puede haber tareas situadas en el camino crítico (aquellas tareas que si se retrasan, retrasan el proyecto en su conjunto) o tareas que pueden tener ciertos márgenes que gestionar. En el caso de que un proyecto sufra un retraso y se tenga que intentar reducir el tiempo de ejecución de lo que queda del proyecto, existen técnicas que pueden producir ese resultado: – Incremento de recursos: no siempre es posible, pero a veces si se incrementa el número de recursos la duración de la tarea puede reducirse. Esta herramienta tiene como inconveniente un incremento en los costes del proyecto. – Paralelización de tareas: es posible que durante la planificación “La dirección del proyecto debe ser capaz de gestionar los cambios para garantizar que el proyecto llegue a buen término” 50 bit 169 JUN.-JUL. 2008 QUÉ ES... La dirección de proyectos del proyecto, se viese que algunas tareas no eran paralelizables pero con posterioridad se habilita la posibilidad de que sean al menos parcialmente paralelizables. – Reducción del alcance del proyecto: si ninguna de las opciones anteriores es válida y hay que cumplir los plazos, entonces la opción que queda es reducir el alcance del proyecto. Gestión de los costes Otro de los factores claves de un proyecto es la gestión de costes. En este sentido un proyecto siempre debería obtener el resultado deseado con los mínimos costes posibles. Pero siempre es necesario aclarar que los costes de un proyecto no deben referirse únicamente a los imputados en el proyecto, sino también a los que en un corto plazo pueda incurrir. Por ejemplo, reducir los controles de calidad puede tener como consecuencia que luego haya más roturas o piezas dañadas y por lo tanto a posteriori los costes sean muy elevados. Gestión de la calidad La calidad de los productos desarrollados, creados o implantados durante un proyecto debe estar de acuerdo con los requisitos originales del proyecto. Las técnicas de Dirección de Proyectos no indican qué procedimiento de control de la calidad es el más adecuado en cada situación, lo que si dice es que hay que aplicar algún método de tal manera que garantice el éxito del proyecto. En este sentido, se deja total libertad a los distintos organismos sobre el procedimiento de control de calidad esté aplicado en una empresa. Gestión de los RRHH El proyecto se realiza con personas a las que hay que gestionar. La primera tarea de un proyecto es conseguir las personas adecuadas para el mismo, tanto por competencias como en número. Generalmente es conveniente que participen en el proyecto desde la fase de planificación, pero si ciertas personas sólo son útiles en algunas fases del proyecto, es posible que no sean adquiridas hasta que llegue el momento adecuado. Además es conveniente que las personas asignadas a un proyecto estén motivadas para que puedan realizar un mejor trabajo y rindan mucho mejor. Para ello hay que motivarles, asignarles responsabilidades y potenciar sus competencias y formación. La gestión de personas suele ser uno de los puntos más complejos de un proyecto. Gestión de las comunicaciones Un proyecto suele tener muchos grupos de interés en torno a él y para garantizar el éxito del proyecto, es conveniente que todos apoyen la ejecución del mismo, y si no lo apoyan, al menos que no se opongan. “Según algunos estudios, un Project Manager invierte casi todo el tiempo en actividades de comunicación, ya que son básicas para tener controlados algunos factores que pueden afectar al desarrollo y éxito del proyecto” Figura 2. Diagrama de GANTT con camino crítico. bit 169 JUN.-JUL. 2008 51 QUÉ ES... La dirección de proyectos QUÉ ES... La dirección de proyectos Todo esto requiere que el Director del Proyecto deba emplear una gran cantidad del tiempo transmitiendo a todos los grupos de interés cómo se va desarrollando el proyecto y las bondades del mismo. Así mismo, se ha de considerar a los propios trabajadores del proyecto como un grupo de interés más y también hay que darles información para mantenerlos motivados e involucrados con el proyecto. Según algunos estudios, un Project Manager invierte casi todo el tiempo en estas actividades de comunicación, ya que son básicas para tener controlados algunos factores que pueden afectar al desarrollo y éxito del proyecto. Gestión de los riesgos Un proyecto se puede ver afectado por muchos factores, algunos muy probables y otros muy poco probables. Dentro de la gestión del proyecto es necesario identificar los posibles riesgos y establecer mecanismos para evitarlos o paliarlos. Para esto se definen unos procesos en los que se hace una valoración cualitativa y cuantitativa de los riesgos. Por supuesto si un riesgo tiene un gran impacto y es muy probable, la dirección del proyecto debe proteger el proyecto ante esa eventualidad. Si un riesgo es poco probable y tiene un impacto muy reducido, lo normal es que no se tome ninguna medida de protección. Gestión de las adquisiciones Dentro del ámbito de un proyecto, puede ser necesario realizar abundantes compras de material. La gestión de estas compras puede tener un importante impacto económico en el proyecto. Por todo ello, es importante ser capaz de planificar los momentos de las compras, los volúmenes y conseguir el mejor resultado económico posible. Conclusiones La correcta gestión de los proyectos tiene un importante impacto positivo en las cuentas y en los resultados de las empresas. Con una correcta gestión, gana todo el mundo, proveedores, clientes, integradores, etc. Debido a esto, diversos organismos han creado algunos procedimientos para la gestión de proyectos y certificaciones que pretenden garantizar que un Director de Proyectos está suficientemente preparado para poder llevar un proyecto a un buen fin. En el caso del PMI la certificación se llama Project Management Professional (PMP). El PMI ha definido su estándar basado en la experiencia de Project Managers asociados a esta organización y por lo tanto su recomendación está basada en la experiencia. Así mismo son unas recomendaciones vivas y en permanente evolución, con el fin de ajustarse lo máximo posible a las verdaderas necesidades de los proyectos. Actualmente estamos asociadas 305 personas en el capítulo madrileño del PMI y se prevé un gran crecimiento en los próximos años. “La correcta gestión de los proyectos tiene un importante impacto positivo en las cuentas y en los resultados de las empresas. Con una correcta gestión, gana todo el mundo, proveedores, clientes, integradores, etc.”
30 oct 2015