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La informática y el control de gestión en la empresa
ECONOMÍA PARA INGENIEROS La Informática y el control de gestión en la empresa Planificación Organización Información y Control se identifican por la Ciencia Administrativa clásica como las funciones primordiales de la Dirección de la Empresc t Javier Bernabeu Martín Fc trata aquí de analizar las relaciones entre dichas funcioneSj desde el punto de vista del Control considerando a la Información como el elemento coordinador e integrador de todas cllas1 a través del instrumento informático5 cuyo importante desarrollo en los últimos años9 tanto impulso ha proporcionado a las Técnicas de Gestión y Administración de EmpresasI El Control de Gestión y el Control Integrado de Gestión Entendemos por Control de Gestión5 al conjunto de actividades de la Emprcsa1 encaminadas a medir las desviaciones en la marcha de la misma con respecto a su objetiven para ras analizar sus causas tomar las medidas correctoras precisas para dirigirla hacia el misme En definitíva9 el Control de Gestión mide rcsultados5 los compara con el objetivo y mide las desviaciones entre ambos1 También analiza dichas desviaciones c identifica sus causas y establece las medidas correctoras oportunas para anular las desviaciones adversas o potenciar lasl La implantación del Control de Gestión1 a nivel de toda la Hmpresa5 de forma estructurada5 coordinando y armonizando objetivos parciales1 de forma que todos los esfuerzos individuales vayan en la misma dirección para contribuir al objetivo comúrij se denomina Control Integrado de GestióiL Factores de producción Resultados Objetivos Requisitos previos y Fases para la implantación del Sistema de Control Integrado de Gestión Para poder llevar a cabo eficazmente dichas acciones5 el Control de Gestión necesita como requisitos previos ífigura 2 Disponer de un punto de referenciai el objetivo1 Actuación del Control de Gestión ECONOMÍAPARA INGENIEROS Variables Críticas Revisión Sistema AdmtvcL Sistema de Información Flujos de Información primario Información depurada por el Control La Implantación del Control y las Funciones de Dirección Identificar las variables críticas a medir Es decin seleccionar de entre la multitud de variables que inciden en los resultados de la Empresa5 sólo aquellas cuyo comportamiento afeeta1 de forma significativa a dichos resultados Atendiendo además a que el coste que suponga su control no sea superior al coste que supondría su libre comportamiento en ausencia del mismc O sea5 seleccionar aquellas variables con menor relación CostcEficacia de controL ig Disponer de un Sistema de Información adecuado que nos proporcione con la mayor rapidez posible el óptimo sería en tiempo real un conocimiento significativo no necesariamente exacto en sentido contable y fiable1 de la marcha de la Empresa a través de la captura de los datos en que se concretan sus operaciones diariasI Además ese conocimiento debe ser cuantificado y susceptible de aplicarle las técnicas de Control de Gestión f Control Presupuestaria Estándares de Gestión5 Ratios5 etcj apropiadas en cada casoI El establecimiento de dicho Sistema de Información ha de apoyarse a su vez en un Sistema Administrativo eficaz lo cual implica la revisión y organización del Proceso Administrativo de la Empresai Definición de la estructura y actividades de cada puesto de trabajen Unificación y coordinación del Sistema de Documentación de Operaciones Establecimiento de circuitos racionales de tráfico de la información y documentación así generadag Designación de responsables y nudos de controL Determinación de las necesidades de información de cada división Creación de un clima favorable a la implantación Del análisis de las funciones y necesidades del Control de Gestión enumeradas1 se observa que el elemento común a la vez necesidad y finalidad es la Informaciónc Se necesita información previa tanto para planificar y determinar el sistema de referencia del Control de Gestión l objetivo de la EmpresaJ5 como para determinar las variables críticas1 Se necesita información sobre las situación inicial del Sistema Administrativo para5 a partir de ella1 revisarlo y adecuarlo a las necesidades de información del propio ControL A su vez5 el Control procesa y enriquece dicha información extrayendo de ella conclusiones significativas para la consecución de los objetiva Dicha información enriquecida y depurada es utilizada de nuevo para planificar objetivos y mejorar el Sistema de Gestión De ahíJ vuelve el Control a tomar información a ÍEliciencial GRADO Di COHTKOl El Costo del Control Eficacia y Eficiencia economía para ingenieros NIVEL OBJETIVOS CONTROL DIRECCIÓN ESTRATÉGICOS INTEGRADO estimación Períodos Orientación Háe datos que abarca Al futuro Sintética Exterior Global Interior x Evaluada de la Emppresa GESTIÓN Medios Al futuro Detallada Al Exterior e Interior OPERACIÓN OPERATIVOS OPERACIONAL Cortos Al futuro Al Exterior Detallada e Interior mejorarla y así sucesivamente en un ciclo continuamente realimcntadc Así pueSj es de capital importancia disponer de información puntuad oportuna5 fiable3 flexible f susceptible de tratamientos diferentes sistematizadat actualizada1 relevante y con presentación adecuada formal y funcionalmente según el destinatario de la misma1 atendiendo a las necesidades y objetivos de cada uno de los niveles de la Pirámide de Gestión empresarial El papel de la Informática A la lu de las líneas anteriores1 no es necesario explicar que siendo la información y la comunicación de la misma un valor en alza para que L empresa moderna pueda desenvolverse con eficacia en el contexto de complejidad y competencia que caracteriza al entorno económico aetual5 las Tecnologías de la Información juegan un papel decisivo para el Control de Gestión y en definitiva para la Km presa 1 Kl extraordinario progreso de la Informática en los últimos años9 es el factor decisivo que ha puesto al alcance de todas las empresas9 la posibilidad de implantan a un coste asequible el Sistema de Control Integrado de Gestión 1 Servicios Informáticos útiles para el Control de Gestión Para reflejan aunque sea brevemente lo que la informática representa como instrumento para el Control de Gestión5 basta enumerar algunas de las posibilidades que otorgar Raja relación costeeficacia en la manipulación de grandes cantidades de datos i Simuladora tratados por ordenador especialmente útil para la determinación de objetivos i Planificación análisis de sensibilidad de las variables fundamentales i determinación de variables críticas a controlad y previsión y proyección al futuro de situaciones actuales Tratamiento rápido y flexible de la información captada Ken bruto11 de las operaciones diarias de la Empresa y enriquecimiento de la mismar Detección de errores7depuracióiL Estadística1 Facilidad de medida1 comparación y obtención de desviaciones Presentación de la información i Adecuación al destinatario según su situación en la Pirámide de Gestión 1 Diferente número de datOSj categoría de los mismos y periodicidad según destino estrategias táctico u operativa íFig 4J Integración de la Gestión propiamente dicha y la captura de datos para el Control de la mismai Un sistema informático concebido para trabajar en tiempo real proporciona la posibilidad de aprovechar la información generada por la actividad de cada puesto de trabajOj en el mismo instante en que ésta actividad se produce Imagen permanentemente actualizado de las Información y Pirámide de Gestión Empresarial Ordenador Central Ordenadores personales y usuarios EVOLUCIÓN Usuarios INFORMÁTICA Eli LOS ANOS 60 Cenlralizoción y rigidez Ordenador Central INFORMÁTICA FN LOS ANOS 90 Flexibilidadr autonomía y comunicación entre usuarios La informática evoluciona en apoyo del usuario situación de la EmpresaI Conceptos de ltticmpo realM5 balance permanentes 1 Acceso a información externa a la Empresa mediante consulta5 vía modemJ de bancos de datos ajenos a la misiruL stadísticos5 Financieros Y un largoTendencias actuales Evolución de la Informática Interesa aquí resaltar especialmente los cambios que desde los años 601 han afectado a las Técnicas de Gestión de la EmpresaI En los años 607 ñg 5 la informática se caracterizaba por la rigidez mecánica y la centralización 1 La evolución se realiza en el sentido de apoyo al usuario5 apoyo basado en la flexibilidad orgánica1 autonomía local5 integración y comunicación entre usuariost todo ello más acorde con conceptos tales como Dirección por Excepción Dirección por Objetivos5 Descentralización Motivación5 Responsabilidadj Participación Creatividad en que se mueve la empresa actual 5 tanto por motivos de eficacia como por la creciente importancia que la empresa otorga a su wActivo HumanoS Precauciones en la implantación del Sistema Informático de Control de Gestión la implantación del Sistema Informático puede dar lugar a problemas dei HiperinformacióiK Que de no tomar las medidas adecuadas de selección y estructuración antes reseñadas puede convertir la información en inútil ante la posibilidad de analizaré Confusión entre su utilización como instrumento o como fin del Control de Cíestióm MDeformación Informática del Controlé Tratar de adaptar el Sistema de Información al Sistema Informático y no al revés como sería lo corréete Seguridad y Confidencialidad de la información i Posibilidad de destrucción 5 contaminación o utilización de la misma por personas no autorizadasI Un sistema de seguridad adecuado es imprescindible para minimizar estos riesgos que5 de concretarse pueden afectar gravemente a la vida de la EmpresaI 1 Resistencia del personal a la implantación I La informática desplaza MZonas de Poder11 dentro de la Empresa5 cambia hábitos de trabajo y suscita prejuicios de diverso tipoI Un requisito importante antes de la implantación es la creación de un clima favorable a la misma1 basado en la utilidad que tanto a nivel Indicadores Económicos personal como global representará y en un decidido apoyo de la Dirección de la Empresa1 Sofhvarer Dedicador jEstandarr jMixtor jDesarrollo propio o ajeno a la Empresaí La respuesta ha de basarse en un análisis detallado de las necesidades y coste del mismo5 siguiendo normas racionalesr modularidad1 posibilidad de crecimientos flexibilidad etc Hardwareí Dimensión y estructura adecuadaSj aprovechamiento inversiones ya realizadasI Finalmente por importantes que sean las posibilidades anteriores5 más lo es la acción integmdora que un Sistema de Información adecuadOj y5 por tanto1 el Sistema Informático paralelo ejerce sobre toda la EmpresaI Una información con las características reseñadas7 es la columna vertebral de la misma5 en la que se basa una correcta toma de decisiones I Puesto que1 sin informática j no se puede disponer de tal información puede concluirse que5 sin ella5 es imposible la implantación del Sistema de Control Integrado de Gestión que demanda la empresa de nuestros días Javier Bernabeu Martíttj es Ingeniero de Telecomunicación y Economista En la actualidad es responsable de Control de Gestión de Álava Ingenieros S ACTIVIDAD índice Gral Act Económica Consumo Electricidad ÍMill KwhJ Viviendas iniciadas empleo Paro registradoPoblación activaNivel de precios IPC Sector Exterior Importaciones Exportaciones Reservas fMill SI Sector Público Déficit de Caja Variables monetarios Análisis de la situación En las cifras económicas del pasado ejercicio se observar Una desaceleración en la creación de emplei La Crisis del Golfo produce un aumento de la tasa de paro con un cierto retraso respecto a la actividad general de la economía El IPC alcanzado i6759í J es mejor de los previstof pero manteniendo los diferenciales con la ÍL El déficit público t2f3ft respecto al PIBJ aumenta ya que en el 89 fue sólo el ljft respecto al PIBI lo que exige un mayor rigor en el gasto públicc El sector Exterior manifiesta una desaceleración del ritmo importado y un mayor ritmo en el exportador La inversión extranjera en España aumentada tfundamentalmente en Madrid y Cotaluñal tal como se observa desde nuestra integración en la CEf lo que hace que la balanza básica recoja una situación de superávit incrementando las reservas centrales que cubren con holgura nuestra deuda exterior y por último se mantiene una política de intereses altos para sostener el déficit público exterior y una peseta fuerte que deteriora el nivel competitivo de nuestros productos y servicios Fernando Méndez Viñc
30 oct 2015