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Reflexiones sobre el estado del arte del Business Intelligence
Reflexiones sobre el estado del arte del Business Intelligence José Luis Regidor El crecimiento tan importante que están experimentando las Tecnologías de la Información (IT) en el éxito de los negocios está forzando a muchas compañías de IT a mejorar notablemente la efectividad y fiabilidad de sus soluciones, así como a asegurar una alta calidad en los servicios proporcionados. Muy a menudo, estas iniciativas fallan, no dando los resultados deseados por no estar alineadas con los objetivos de negocio perseguidos. ¿Cuál es la naturaleza del Business Intelligence (BI) y cómo deben actuar las compañías para adquirir una ventaja competitiva? ¿Cuál es el estado del arte y cuáles son los últimos avances en este sector? ¿Qué inversión hay que realizar en infraestructura y herramientas para facilitar el éxito en la implantación de soluciones de BI? ¿Qué aspectos contrastados llevan al éxito y cuáles han de ser evitados en la implantación de soluciones de BI? A continuación daremos respuesta a estas cuestiones. El gran anhelo perseguido por la mayoría de las compañías que usan el BI es disponer de métricas que ayuden a la toma de Decisiones. Pero ¿están las organizaciones experimentando una mejoría en la toma de decisiones? Muchas de ellas no. Los negocios han estado encaminados generalmente a la reducción de costes, consiguiendo que el impacto del BI aún siga siendo táctico. Sin embargo, las compañías que están teniendo éxito poseen una visión real del BI. Están desarrollando sistemas predictivos que, mediante la correcta identificación y definición de KPI’s (Key Performance Indicators), así como la generación de alertas, incrementan la capacidad de respuesta anticipada y la agilidad del negocio. Mientras unas implementan “dashboards de fantasía”, otras utilizan el BI para crear una verdadera cultura del Rendimiento. Analicemos los diferentes frentes en los se está trabajando, los cuales condicionarán el Mercado del Business Intelligence en los próximos 5 años. QUERY, ANALYSIS Y REPORTING Cada vez más, las herramientas que permiten analizar la información convergen en soluciones integradas. Así, las query tools, ad-hoc query tools, reporting tools, OLAP tools, aplicaciones analíticas, visualización avanzada,... convergen a las llamadas “EBIS” (Enterprise Business Intelligence Suites). De igual modo, las diferentes compañías proveedoras de estas tecnologías ofrecen soluciones más parecidas entre sí, complicando los procesos de decisión de los Clientes. Ello quiere decir que serán los servicios, la experiencia y las propuestas de valor cada vez más los que supondrán aspectos diferenciadores a la hora de realizar un buen posicionamiento de Mercado. Lo importante ya no es ser los Mejores sino ser Únicos, tarea, por otro lado, cada vez más difícil. CPM (Corporate Performance Management). CPM es el paraguas que describe las Metodologías, las Métricas, los Procesos y las Aplicaciones utilizados para monitorizar y gestionar el rendimiento del negocio de una organización. CPM es un concepto importante, porque representa el uso estratégico de las soluciones de BI. Las soluciones CPM no son fáciles de implementar, y no están al alcance de cualquier compañía. Se estimaba que sería a partir del año 2002 cuando experimentarían un avance importante, pero no ha sido así. A finales de 2002, sólo un 10% de las 2000 compañías más importantes implementaron una solución CPM, siendo en el 2006 cuando se alcanzará el 40%. Muchos vendedores coinciden en afirmar que el CPM es el próximo avance importante del BI. Esto no es del todo cierto, porque CPM implica más aspectos que el BI. En muchos casos, las suites de CPM y las herramientas de BI tienen la misma tecnología de base en términos de los sistemas involucrados. Pero CPM también implica los procesos, las metodologías y las métricas para manejar el rendimiento de las organizaciones. En muchos casos, BI se centra únicamente en proporcionar capacidades analíticas utilizando gráficos e informes. Una tendencia emergente en CPM que podría tener un impacto significativo es el “CPM metadata hub.”. Este repositorio central contendría las definiciones de las métricas y las estructuras de datos que van a ser utilizados por todos los procesos CPM, metodologías, métricas y sistemas. Además, contendría las relaciones causa-efecto entre las métricas que van a ser utilizadas por los “mapas estratégicos” en varios niveles de la organización. Es decir, contendría los enlaces necesarios a los reports, queries y cubos OLAP de BI. Aplicaciones típicas de CPM son: Scorecards (Gestión Ejecutiva, cuadros de mando BAM,...), Planificación (presupuestación, previsiones, análisis “what-if” o planificación estratégica,...). Consolidación Financiera, etc. BAM (BUSINESS ACTIVITY MONITORING) Concepto basado en el acceso en tiempo real a los indicadores críticos de rendimiento del negocio, mejorando la rapidez y eficiencia de las operaciones de negocio. BAM utiliza los avances de las Tecnologías de la Información para descubrir eventos de negocio significativos y comunicárselos a los usuarios de forma inmediata. Monitorizar los eventos críticos en tiempo real no es algo desconocido. Ejemplos como las cadenas de Producción, los Centros de Atención al Cliente, utilizan sistemas de control y seguimiento de incidencias. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos, éstos constituyen islas de información, dificultando la correlación de los eventos a través de las diferentes aplicaciones. BAM lleva a cabo la monitorización de múltiples sistemas, creando dashboards en tiempo real, utilizando reglas para detectar el cumplimiento de un determinado conjunto de situaciones predefinidas. BAM es utilizado para detectar problemas y oportunidades. Las organizaciones deberían plantearse la posibilidad de implementar soluciones BAM cuando existe un retorno de la inversión (ROI) alto y rápido. Por otro lado, para obtener el máximo beneficio del BAM, las organizaciones deben experimentar un importante cambio cultural, así como cambios en sus flujos de trabajo. Por otro lado, todavía no es una tecnología madura en el Mercado. Para abordar con éxito la implantación de soluciones BAM deben tenerse en cuenta algunos factores, como: – Realizar un inversión táctica en productos y estratégica en una cultura orientada al “Tiemporeal”. – Seleccionar proyectos BAM sencillos, de bajo riesgo y promocionar el resultado. – Determinar qué usuarios utilizaran las herramientas BAM y qué harán con los resultados generados. – Prestar atención a los últimos avances que se produzcan durante el presente año y el 2006, en los que se asentará definitivamente esta tecnología. Para medir el éxito de una iniciativa de BI, las organizaciones necesitan definir antes de nada qué es lo que entienden por éxito. El éxito de soluciones BI se mide desde distintos niveles, cada uno de los cuales interviene en el peso del éxito global. A continuación identificaremos algunos de los factores que influyen directamente en el éxito de las soluciones de BI. Estrategia: alinear el BI con los Objetivos de Negocio Estratégicos. El equipo de IT y el de Negocio deben definir qué objetivos han de perseguirse y cómo el BI contribuirá al éxito de dichos objetivos. Es, por tanto, fundamental definir los criterios o normas para medir los esfuerzos del BI. El BI existe para impulsar la estrategia de negocio. Para todo ello se suele definir un Centro de Competencia del BI, que permite asegurar en cada fase que el BI está embebido en los procesos de negocio. Organización y procesos: sin los perfiles y competencias adecuados, una correcta organización y unos procesos bien definidos, el BI no puede alcanzar el éxito. Las herramientas y aplicaciones de BI: no todas valen para todo ni permiten solucionar cualquier tipo de proyecto. Es fundamental analizar los diferentes segmentos de usuarios, definiendo herramientas y estrategias adecuadas a sus necesidades. Infraestructura y Flexibilidad adecuadas. La infraestructura es el cimiento del BI, y debe ser Flexible y escalable. La integración de múltiples fuentes de información, la necesidad de conjugar diferentes tipos de herramientas, las diferentes alternativas relativas a la arquitectura de información seleccionada (DW, DataMart, Cubos,...), junto con lo enormemente importante que es la calidad/depuración de la información, hacen de vital importancia que los conceptos de integración, flexibilidad y escalabilidad constituyan aspectos clave del éxito del BI. Se han descrito de forma genérica las distintas aproximaciones en el mundo del Business Intelligence y a nivel global en la organización, pero podemos aplicarla parcialmente a deparptamentos de Atención a Clientes con la misma idea básica, centralizar toda la información relacionada con los sistemas (sistemas CTI, CRM, ACD, Automarcadores, etc..) en un repositorio unificado y debidamente modelizado, que incluso pudiera ser una extensión del modelo lógico de datos corporativo, de forma que, a partir de este entorno, se pueda cruzar con información de negocio y generar métricas e indicadores que satisfagan necesidades informacionales y de ayuda a la toma de decisiones a todos los niveles dentro de las organizaciones. No quisiera terminar sin hacer especial mención a dos aspectos que, enfocados de forma estratégica y como elementos conductores durante todo el proceso, facilitarán en enorme medida el camino hacia el éxito del BI. Éstos son el manejo adecuado del Cambio Cultural y la Esponsorización de todo el proceso.
30 oct 2015