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Gestionar y mejorar nuestros procesos, la segunda clave de competitividad empresarial
TECNO-ECONOMÍA. Gestionar y mejorar nuestros procesos, la segunda clave de competitividad Felipe Ruimonte Ingeniero de Telecomunicación y Presidente de RYAC Tecno-economía os conceptos de Cuadro de Mando / Balanced Score Card (BSC) se tratarán brevemente en el siguiente artículo sobre Liderazgo y participación del personal. Vamos a centrarnos aquí de momento en los procesos. En el capítulo inicial de su libro “El camino de Deming a la mejora continua”, escrito por el principal discípulo de Deming y buen amigo mío Bill Scherkenbach, que habla sobre los procesos en el mundo actual, Bill empieza el capítulo: “Una de mis mayores frustraciones, cuando ayudo a otros a mejorar, es la dificultad que tengo en hacerles reconocer que todo lo que hacen puede ser descrito en términos de un proceso. Esto no es un asunto trivial, porque si uno no cree que todo lo que hace es un proceso, entonces no se sentirá impulsado a aprender más sobre como gestionar mejor esos procesos. Todos los “gurús” y expertos en calidad están de acuerdo en que los procesos están en todas partes. A pesar de ello, o quizás a causa de ello, la mayoría de las personas en el mundo empresarial consideran los procesos como solo aplicables a fabricación – y a fabricación de gran volumen en todo caso. Ellos ciertamente no piensan que los procesos se aplican a los trabajos administrativos, y mucho menos al trabajo de gestión, como sucede en realidad. “A principios de los 80, en Ford, discutía con el personal financiero, de compras y de informática, quienes categóricamente declaraban que ellos gestionaban “sistemas”, no “procesos”. Ninguna cantidad de lógica podía conven- L Gestionar y mejorar nuestros procesos, la segunda clave de competitividad empresarial La primera clave era centrarnos en nuestros clientes, lo que fija la dirección en la que debemos ir. Junto con consideraciones estratégicas definimos un cuadro de mando / Balanced Score Card (BSC) con nuestros indicadores clave. Pero para mejorarlos no basta con mirarlos, y además solo nos dan las medias, no la variación, gran enemiga de la competitividad. Lo que vamos a analizar como clave de competitividad en este artículo es ser capaces de entregar a nuestros clientes productos y servicios que excedan sus expectativas consistentemente, gestionando y mejorando todos nuestros procesos, analizando los indicadores en gráficos de control, mejorando su media y reduciendo su variación. cerles de lo contrario. Así pues llegamos al compromiso de usar ambas palabras. Incluso hoy, creo, Ford no usa la palabra “proceso” por sí misma, sino en su lugar el término “proceso/sistema” Respecto a la cita anterior, debo aclarar que Bill fue el Director Corporativo de Métodos Estadísticos de Ford del 82 al 87; no hay que pensar no obstante que esto es agua pasada, los que trabajamos en Eficiencia Operacional seguimos teniendo esta dificultad al tratar con los ejecutivos de las compañías para que se den cuenta de la importancia de la adecuada gestión de procesos en el éxito de las mismas. ¿Qué es pues un proceso? En su forma más simple, un proceso es una serie de operaciones mediante las cuales una cosa se transforma en otra. Y gestionar un proceso significa prestar atención a todo lo que ocurre para ejecutar esa serie de operaciones: asignar responsabilidades para gestionar el proceso, definirlo, medirlo, mejorarlo. Proceso es todo lo que hacemos en la empresa. Todos en la organización somos parte de un proceso general, el cual empieza en nuestros proveedores y termina en nuestros clientes. Cualquier secuencia de actividades dentro de una empresa puede ser reducida a una serie de procesos más pequeños. Y es crítico para la empresa gestionar adecuadamente esos procesos, lo que puede implicar grandes cambios, pues la organización centrada en procesos, de carácter multifuncional, choca con la estructura jerarquizada de la empresa, y hay que buscar modelos de compromiso. Arranca con el compromiso de la alta dirección, abarca a toda la organización, y debe ser un método de trabajo continuo y permanente durante la vida de la organización. La gestión de procesos nos permite mover nuestros esfuerzos desde un enfoque reactivo, una inspección masiva para asegurarnos que las cosas se hacen bien – donde se da el paradigma más calidad implica más coste -, a un enfoque preventivo, gestionar nuestros procesos, si el proceso es correcto sus resultados también lo serán, y aquí si lograremos una mayor calidad a un menor coste. Esto se ve gráficamente en la siguiente ilustración, donde vemos que la ausencia de gestión de procesos permite que se ignore la causa raíz de los problemas, gastando nuestros recursos en apagar fuegos repetitivamente. ¿Cuántas cosas hacemos así? Siempre recomendamos abordar el mapa de procesos como un árbol, hay un nivel “1” de procesos que pueden ser comunes a la mayor parte de las organizaciones a este alto nivel: Cada proceso a este nivel se puede descomponer en una serie de procesos de nivel 2, por ejemplo el proceso de Venta se puede descomponer en “Busca de segmentos de mercado y clientes potenciales”, “Gestión de oportunidades”, “Proceso de Oferta”, “Proceso de Contratación”, etc. A su vez, cada proceso de nivel 2 se descompone en una serie de subprocesos de nivel 3, y así según el tamaño de la empresa hasta el nivel razonable y factible. No se hace solo, esto es evidente. Siempre digo que lo urgente mata lo importante, y además el enfoque de que “calidad es responsabilidad de todos”, que implica que cada persona tiene dos trabajos –hacer su trabajo, pero además mejorar la manera de hacerlo- en vez de tener una enorme organización de Calidad que haga este segundo trabajo por él, implica una dedicación de todas las personas con el soporte de una pequeña organización de calibit dad – da guía, formación, soporte, etc. - que si no se presta impide la mejora. Aquí el Liderazgo y la Participación del personal, que será la base del siguiente artículo, juegan un papel fundamental, e implican programas de reconocimiento, comunicación y toda una gestión del entorno para favorecer la mejora. Hay diversos aspectos en la gestión de procesos que se tienen que considerar, como se puede ver en la ilustración siguiente. La base es la gestión de procesos. Y son palabras mayores. Tener definido el mapa de procesos, asignadas y aceptadas responsabilidades para su gestión, y que haya un esfuerzo en curso y permanente de gestionar (definir, medir, mejorar, controlar) los mismos, integrado con el BSC y revisado por Dirección. Aquí cabe recordar o ampliar la definición de proceso dada anteriormente, un proceso no es un procedimiento, es como se están haciendo las cosas en la empresa, como se pide una oferta, cono se realiza una entrega, como se atiende la petición de un cliente, como se desarrolla un nuevo producto, como se factura, como se planifica... es un conjunto de personas, procedimientos, sistemas informáticos, maquinaria, materias primas, entorno... que va enlazando tareas desde los proveedores a los clientes. Requiere esfuerzo y sistemática, pero no hay alternativa rentable. Los pasos para implantar gestión de procesos, para cada proceso que contemplemos son: 1) Establecer las responsabilidades de la gestión del proceso. 2) Definir el proceso e identificar los requisitos del cliente. 3) Definir y establecer las medidas. 4) Evaluar la conformidad con los requisitos del cliente. 5) Investigar el proceso para identificar las oportunidades de mejora. 6) Ordenar las oportunidades de mejora y establecer los objetivos. 7) Mejorar la calidad del proceso. Este último punto es al que realmente le damos varias vueltas de tuerca con las metodologías de arriba. Si el proceso actual es claramente insuficiente para lo que demanda el mercado –por ejemplo, conceder una hipoteca en un día si hoy lo estamos haciendo en quince–, y requiere un rediseño total de lo que estamos haciendo, optamos por la metodología de Diseño para la Excelencia o DFSS. Si por otra parte la brecha entre donde estamos y donde queremos estar entendemos que es abordable reduciendo defectos, mejorando nuestros procesos eliminando las causas básicas de los mismos, adoptamos la metodología Lean Seis Sigma, con su ciclo DMAIC que realmente sigue el P-D-S-A de Deming (O de Shewart, como decía Deming), Plan, Do, Study, Act. Vamos a ver brevemente ambas metodologías. Obviamente es menos costoso mejorar algo ya existente que rediseñar algo nuevo totalmente, por lo que hay que pensárselo dos veces antes de descartar los métodos actuales introduciendo mejoras. Diseño para Seis Sigma (DFSS) es el método usado por un equipo de proyecto Seis Sigma para inventar e innovar productos, servicios y procesos. El DFSS se puede usar para diseñar enteramente nuevos productos, servicios y procesos, o nuevas características importantes de productos, servicios y procesos existentes, que son consistentemente fiables y capaces de ser producidos, y exceden uniformemente los requerimientos de los clientes. El DFSS crea diseños que son: (1) basados en las necesidades y deseos de los grupos de interés, (2) eficientes en el uso de recursos, (3) de mínima complejidad, (4) capaces de generar alta producción con pocos defectos, (5) robustos a variaciones en los procesos y (6) capaces de generar beneficios rápidamente. Este modelo tiene 5 fases (DMADV –Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar), cuya explicación va mas allá del contenido de este artículo. A quien esté interesado en profundizar en el modelo, recomiendo el libro publicado el año pasado en Pearson / Prentice Hall por dos buenos amigos, Ed Popovich y Howard Gitlow, “Design for Six Sigma for Green Belts and Champions– Application for Services Operations”, que describe en profundidad todas las fases de esta metodología con ejemplos prácticos. La última parte que vamos a contemplar y a la que hay que prestar serios esfuerzos, dado que produce resultados importantes ya a corto y medio plazo, es simplificar y mejorar nuestros procesos en sus indicadores críticos –tendremos necesariamente que priorizar en función de nuestras estrategias y necesidades, no se puede abordar todo a la vez– aplicando la metodología Lean Seis Sigma. Nosotros empezamos de forma flexible, adaptada a cada empresa, con una formación a la alta Dirección, explicando qué es Seis Sigma, papeles y responsabilidades en Seis Sigma, cómo se puede aplicar, ejemplos de éxito, cómo crear una estructura de soporte, una visión general de la metodología, programas de comunicación y reconocimiento, la función de las revisiones de dirección / qué se debe esperar de cada etapa, y un seminario específico de selección de proyectos en función de los objetivos estratégicos y operacionales de la empresa que culmina con la elaboración de una cartera de posibles proyectos Seis Sigma. A continuación se seleccionan los proyectos iniciales a arrancar, se asigna un Sponsor -típicamente un miembro del Comité de Dirección– y un Líder para cada proyecto, y se les da una formación adicional para llevar a cabo con éxito su papel. De nuevo, de forma flexible, adaptada a cada empresa. Se elaboran y revisan con Dirección los Charters preliminares de cada proyecto, que se irán enriqueciendo según vayamos obteniendo más datos de los mismos con el trabajo del equipo, revisándolos si hace falta – que lo suele hacer- tantas veces como sea necesario. A partir de aquí, se procede a formar a los equipos nombrados para cada proyecto en cada paso de la metodología, dando teoría junto con ejemplos relacionados con el sector del Cliente, y pasando a aplicarla a su proyecto concreto, haciendo un Coaching de los mismos entre las fases de formación ayudándoles a completar cada paso con éxito, en una transferencia de conocimiento hasta que la empresa tenga su propia estructura de soporte. ¿Por qué centrarnos en procesos? Resumiendo ya un poco todo lo dicho, un proceso es como el trabajo crea valor para nuestros clientes. A través de las tareas del proceso transformamos las entradas de nuestros proveedores en las salidas que esperan los clientes. Una perspectiva de procesos es tan flexible como poderosa en ayudarnos a gestionar todas las áreas de nuestra empresa. Los conceptos se aplican tanto a procesos grandes multi-funcionales que producen productos y servicios a clientes externos, o a los muchos procesos internos cuyos proveedores y clientes están dentro de nuestra empresa. Un proceso no añade valor automáticamente a nuestros clientes. Asegurar el valor es la misión de la gestión y mejora de procesos. Requiere anticiparse y comprender lo que esperan los clientes, y gestionar el proceso para satisfacer esas expectativas, consistentemente y de forma efectiva en costes. Y recordar que los proveedores son parte integral de nuestros procesos. No vale echarle la culpa al proveedor. Bajo la percepción del cliente, el producto o servicio viene de nuestra empresa. Es importante establecer relaciones de colaboración con nuestros proveedores y trabajar conjuntamente con ellos para añadir valor a nuestros clientes. ¿Cuál es la alternativa? Si no tenemos una gestión de procesos efectiva, gastamos nuestros recursos en apagar fuegos. Recordad la imagen de embotellado del principio, si se arregla el síntoma pero no la causa, siempre estaremos dándole al martillo. Es más eficaz tener implantado un sistema de gestión y mejora de procesos. Y aún más tener un sistema de gestión del que lo anterior forma parte, y que obliga a revisarlo y mejorarlo permanentemente. ¿Lo tenemos? TECNO-ECONOMÍA. Gestionar y mejorar nuestros procesos, la segunda clave de competitividad empresarial
30 oct 2015