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Internet en la empresa (II): Extranet
Rincón de Internet Internet en la empresa (II): Extranet -------------------------------------------------------------------------------- En el pasado artículo hicimos una aproximación al fenómeno de Internet en la Empresa desde el punto de vista del ámbito privado de la propia organización o intranet. Sin embargo, al igual que hoy en día la idea del ordenador lleva necesariamente asociada la de sus dispositivos de entrada-salida y conexiones externas, una parte fundamental de cualquier organización adaptada a la nueva economía es la extensión electrónica de la misma o lo que por ende se ha venido en denominar extranet "Todos los negocios y, en realidad, toda la humanidad se encuentran en un período de transición de la Era Industrial a la Era de la Información" Alvin Toffler (La Tercera Ola) El comercio electrónico entre empresas alcanzará los 7,29 billones de dólares en 2004 según Gartner Group. Esto es el 7% de todas las ventas realizadas en el mundo. Sin embargo, un reciente estudio de PriceWaterhouseCoopers revela que tan solo el 23% de las empresas españolas asegura haber aplicado soluciones de comercio electrónico en áreas importantes y de forma operativa. No obstante, concluye que la gran explosión del e-business está aún por llegar en España, encontrándose actualmente en una fase incipiente de preparación caracterizada por cierta confusión y desconfianza. Mediante esta aproximación al tema, desearíamos contribuir a clarificar algunos aspectos y sobre todo generar confianza en una tecnología que ya se ha convertido hoy en día en la puerta principal hacia un nuevo modelo de negocio. Extranet Al igual que hiciéramos con la intranet, vamos a comenzar por lo que pudiera ser una definición de extranet, que nos sirva como arranque. Extranet es una red privada virtual que enlaza a un grupo cerrado de usuarios de distintas organizaciones que comparten una relación comercial común. Visto de otra forma la extranet es la extensión natural de la intranet corporativa. De esta forma clientes, proveedores y socios comerciales de una empresa se convierten en los protagonistas que junto a la propia empresa desarrollan su relación en este nuevo escenario virtual. Pero, ¿quién es entonces el actor principal, (si es que cabe hablar de él)? Todos los protagonistas juegan un papel importante, sin embargo uno de ellos lo hará aún más si cabe. Este será el que denominaremos promotor, es decir el que lanza el tema inicialmente presentando la solución tecnológica. El papel de promotor presenta ventajas e inconvenientes. Como principal ventaja se encuentra la capacidad de poder aprovechar el mismo entorno funcional optimizado para su negocio, para su utilización con todos los agentes (definiendo los perfiles de acceso necesarios en cada caso) frente a la utilización de un entorno ajeno. Como compensación, ello supondrá su desarrollo y posterior implantación en estos agentes, de forma gratuita en muchos casos, teniendo que asumir el promotor los costes derivados. En cualquier caso, el papel del promotor lleva asociada una ventaja competitiva que pudiera causar algún tipo de recelo en el resto de los agentes usuarios que habrá que tratar de evitar como veremos más adelante. La plataforma Como en el caso de la intranet, varias son las opciones que se nos perfilan al tratar de buscar la plataforma sobre la que implementar la extranet. Así pues se podría plantear una solución basada en un servidor de la empresa al que se da acceso remoto al cliente, suministrador o partner respectivo mediante una conexión punto a punto (entendiendo por esto enlace dedicado, acceso frame relay, línea/s RDSI, acceso telefónico o cualquiera de las variantes oportunas). Este sería el enfoque más básico. Sin embargo y si queremos ser más puristas iremos a una solución basada en un servidor de internet, presente en la propia Red. Este tipo de solución nos gararantizará la accesibilidad desde cualquier sitio y es ideal para el caso de entornos a los que hayan de conectarse diversidad de usuarios distribuidos geográficamente. Ello se hace posible al encontrarse en internet como si de una web más se tratara. La definición de perfiles de usuario y una especial protección de la conexión y del servidor serán los garantes de la seguridad. No obstante, y para aquellos casos en los que se desee poseer un nivel de seguridad adicional, es posible realizar una restricción de acceso por dirección IP (ahora bien, siempre y cuando sean conocidos los puntos de conexión al entorno). Si bien la extranet puede verse como la extensión de una intranet corporativa, en cualquier caso, parece conveniente separar adecuadamente ambos entornos. Para ello, habrá de establecerse la topología de cortafuegos oportuna. El modelo de interaccion Si ya en el caso de la intranet destacábamos las ventajas del modelo de interacción simétrico, en el caso de la extranet esto adquiere una importancia capital. La simetría es fundamental, y es que con independencia de que agente es el promotor de una solución de este tipo, una vez implantada y para que tenga éxito ha de ser vista como un entorno de trabajo conjunto entre organizaciones. En este sentido es conveniente cuidar la imagen en extremo. Para ello se hace recomendable contemplar aspectos tales como la estructura de contenidos, los perfiles de administradores y usuarios y detalles formales (como presencia de logotipos y colores corporativos, tamaños…) de forma especular. Pero más allá de esto, otro modelo de interacción nos habla del nivel de integración de la extranet en las estructuras de ambas organizaciones. Así, en el extremo más básico podemos partir desde una interacción al nivel de intercambio de información y en el extremo más avanzado llegaríamos a la integración de los procesos (o más lejos aún, del proceso) de negocio de las organizaciones. Las herramientas Lo ideal en este caso, sería ofrecer asistentes de publicación en web. Si esto no es posible pero se dispone de un entorno de descarga de ficheros FTP, bastaría con dotar de plantillas y un asistente sencillo HTML que por ejemplo unido a una funcionalidad de arranque automático de un fichero sería suficiente para crear un índice en formato HTML a partir del cual acceder al resto de la información desde una navegación web. En cualquier caso abogamos por la sencillez (menos es más) para que los usuarios se animen a su uso. Insistimos en que no se trata de hacerlo visualmente deslumbrante, sino sobre todo practico. Crear las plantillas y unos procedimientos de ayuda para los editores será un aspecto fundamental en este caso. Unas recomendaciones adicionales a la hora de preparar información para este entorno no vendrán de más. Vayan a continuación algunos ejemplos como muestra: Tener presente a quien va a ir dirigida la información (tanto la organización como el receptor concreto de la misma). Definir los conceptos utilizados y emplear descripciones cuando sea necesario, así como desarrollar las abreviaturas la primera vez que aparecen (aunque haya una base común importante, al tratarse de diferentes organizaciones a veces se puede emplear distinta terminología). En cualquier caso hay que tener cuidado al dar determinados aspectos por supuestos. Seleccionar el idioma acorde con el entorno del receptor (¿estamos dirigiéndonos a una compañía española o de índole multinacional?). Prestar atención a la estructura de los documentos. Una estructura ejemplo puede ser información de identificación del documento (Número, fecha y tipo de documento, distribución, nombre del autor y responsable, número de páginas…), índice, resumen ejecutivo, introducción, información o contenidos, conclusión, lista de abreviaturas, bibliografía, información relacionada… Algunos otros aspectos importantes son: tener cuidado y no hacer referencia a documentos de índole interna que no sean accesibles por el receptor, así como a mostrar información sensible. Un factor especialmente crítico es que la información presente en la extranet se encuentre actualizada (al igual que en Internet, en un estado inicial, la gente se puede animar a publicar información que mayoritariamente cae en obsolescencia). Si se publica algo hay que comprometerse a mantenerlo actualizado. Por último hacer una lectura previa antes de publicar la información que siempre permitirá depurar errores sintácticos, ortográficos y semánticos. Los contenidos Aquí es donde se demuestra el verdadero potencial de una extranet mediante la diversidad de funcionalidades posibles. Entre ellas, y cubriendo gran parte del proceso de negocio de una empresa se pueden señalar: Acceso a información. El permitir el acceso al cliente a las bases de datos de productos y servicios así como a los manuales y documentación de operación de los diferentes sistemas incrementará su conocimiento de los mismos junto a la satisfacción derivada de acceder a una información siempre actualizada de primera mano. Al mismo tiempo de servir como poderosa herramienta de marketing. Servicios y soporte de clientes. Entre las muchas opciones que pueden integrarse bajo este epígrafe se encuentran la impartición de cursos en formato multimedia aprovechando la potencialidad del medio, posibilidad de acceder a las últimas versiones y paquetes de correcciones de productos software específicos, apertura de incidencias y gestión de seguimiento de reparos, acceso a herramientas de desarrollo, notificación de informaciones urgentes de previsibles fallos de funcionalidad de productos… Proceso de suministro. Emisión de pedidos de determinados productos mediante la asistencia de un formulario web, seguimiento del estado de los mismos durante todo el proceso de suministro desde la realización del pedido hasta la fase de entrega. La adición de una funcionalidad de pasarela de pago permitiría llegar hasta la facturación electrónica completando así el proceso de negocio. Entorno de compartición de información. A todo lo anterior se puede añadir un entorno conjunto de información compartida en la que poder publicar información propia de las diferentes compañías que pueda ser relevante para las demás, agendas compartidas, noticias de interés, información sobre contactos…e incluso un sistema de videoconferencia integrado si la tecnología así nos lo permite. Personalización del entorno. Se puede dar un paso más y habilitar un grado de personalización adicional para el usuario final que le permita configurar su página de acceso al entorno. Como ejemplo, selección de la funcionalidad que más se utilice, accesos directos, imágenes y enlaces personales, subscripción a canales de información push de contenidos personalizables (como por ejemplo noticias del sector…), etc. Si bien nos referíamos anteriormente a la necesidad de separar adecuadamente los entornos intranet y extranet, en el ámbito de contenidos las tendencias parecen señalar la convergencia de ambos entornos. Y es que la extranet tiende a aproximarse hacia la intranet. No esta de moda "ocultar" información. Al igual que en la intranet se hace necesario realizar el análisis de cuál es la información estrictamente confidencial El factor humano Si en el caso de la intranet considerábamos el factor humano como la clave a la hora de tener éxito en la implantación, aquí no ha de ser menos. Pero en este caso este factor posee un mayor grado de complejidad, pues siendo válido todo lo expuesto en el capítulo anterior, se une el hecho de que los protagonistas serán personas de diferentes departamentos de distintas organizaciones. Así pues habrá que tener en cuenta algunas consideraciones adicionales. Ya desde su fase de gestación, y de cara a optimizar el nuevo proceso de negocio, adquiere sentido la formación de grupos de trabajo conjuntos constituidos por personal de las organizaciones implicadas para la definición funcional de la herramienta. Si además es el promotor de la misma quien se encarga de la constitución de estos grupos, se logrará adicionalmente contribuir a minimizar recelos de los otros actores (clientes, proveedores, partners, empresas del grupo…), de forma que todas las partes se sientan escuchadas. Una vez en funcionamiento la extranet, el grupo puede reciclarse hacia labores de evaluación y mejora continua del proceso y herramienta. Otro de los aspectos importantes del que ya hemos hablado, y que tiene su reflejo en el factor humano, es la simetría que ha de presidir la extranet. Esta simetría ha de quedar patente en los roles de los usuarios de la misma. Es decir que habremos de dejar abierta la posibilidad de definición de los mismos roles (siempre y cuando sea factible) en todas las organizaciones. Hablando de roles y responsabilidades, a continuación señalamos una posible recomendación: Publisher: Responsable último de la información publicada, establecimiento de objetivos y en definitiva de la extranet. Coordinador de la extranet: Responsable de la definición y coordinación de todas las actividades necesarias para alcanzar los objetivos establecidos para el entorno extranet. Editores: Generadores de la información publicada y responsables de su actualización. Habrá tantos como áreas de contenidos se establezcan y éstas se pueden establecer por organización, producto, proyecto. En este punto cabría recomendar no cerrar ninguna posibilidad y dejar que los usuarios finales participen en la definición conforme a sus necesidades. Se pueden establecer distintas jerarquías de editores. En el caso más ambicioso cada empleado que esté en contacto con el cliente puede ser un editor. Su feedback hacia el coordinador es de una importancia fundamental. Diseñador: Creador del estilo gráfico siguiendo las pautas del coordinador y de las plantillas necesarias para facilitar el trabajo de los editores. Desarrollador: Responsable del desarrollo y evaluación de las aplicaciones web a incluir en la extranet. Administrador: Responsable de la integridad del servidor web, operaciones, estadísticas, accesos, cuentas de usuario… Con referencia a esto último, la definición de los perfiles de acceso es un delicado aspecto al que habrá que dedicar una especial cautela. En cualquier caso siempre habrá de convivir una zona común accesible por parte de todos los usuarios, junto a las zonas de ámbito restringido que sea necesario establecer. Despliegue La puesta en marcha de un equipo de trabajo conjunto puede ser un buen comienzo para una extranet. Sin embargo, a veces no es tan fácil constituir este grupo. En estos casos, siempre nos cabe mirar a Internet. ¿Qué es lo que los portales grandes y pequeños hacen para darse a conocer y captar adeptos? Aparte del siempre fácil (no ya económico) recurso de la publicidad en este y otros medios (cuyo equivalente en nuestro caso sería el empleo de los medios de comunicación corporativa, que también podemos aprovechar) hay una estrategia en la que la mayoría de los que han llegado a triunfar en la Red parecen coincidir: Ofrecer un valor añadido de inmediato y a cambio de nada. En este caso, cualquiera de los contenidos analizados anteriormente, pensamos que puede representar un valor añadido a ofrecer a las empresas. Y eso sí, y como ya hemos recomendado de forma gratuita. Por último, recordar que una buena implementación de una extranet puede derivar en aspectos como los siguientes: Reducción de costes, introducción de nuevos servicios basados en esta plataforma (ej: atención al cliente), mejora de la comunicación entre los agentes implicados, mejora del proceso de negocio y suministro, información actualizada disponible 24h.del día, 7 días a la semana y por ende incremento de la fidelidad y satisfacción del cliente. No obstante habrá de prestarse la atención requerida a este tema, pues cuando la implementación no cumple las expectativas generadas, la herramienta se puede tornar a la contra, presentándose el riesgo de un incremento de costes por coexistencia del canal tradicional, pérdidas de ventas al cliente si este no puede encontrar información del producto y por ende detrimento de la relación comercial. Recuerden que no solo estamos hablando de un nuevo medio, sino de algo más, un nuevo modelo de negocio. -------------------------------------------------------------------------------- Direcciones de interés Complete Intranet Resource- Extranet http://www.intrack.com/intranet/extra.shtml Intranet/Extranet Research Center http://www.cio.com/forums/intranet Establishing an extranet http://www.office.com/global/tools/frameset?parameter=obtools/technology/establishing_extranet.html Extranet- A reference page http://www.viktoria.informatik.gu.se/~kerstinf/extranet.htm Extranet Resource Center http://pw1.netcom.com/~bakerpub/extranet/extranet.html Extranet Strategist http://www.extranet-strategist.com/ -------------------------------------------------------------------------------- Juan José Sánchez Aguila-Collantes Ingeniero de Telecomunicación por la UPM Responsable de gestión de Sistemas de Información. División Airtel. Ericcson España [email protected]
30 oct 2015