Artículo BIT
Cómo hacer presentaciones (I)
bit 72 99Q CÓMO HACER PRESENTACIONES Octavio Martínez Albelda Es muy frecuentc1 para los que trabajamos en el mundo de la electrónica la informática y las tek comunicacioneSj vernos en la necesidad de tener que hacer una exposición ante un grupo de pei sonasI Salvo para los pocos que están muy acc tumbrados a hablar en público1 esta situación suele ser más bien preocupante a lo que contrv buye el que no ha formado parte de nuestra cdi cación el aprender a hablar dirigiéndonos a una audiencia numerosaI Las orientaciones que se presentan en este artíci lo pretenden ayudar a las personas que no tienen el hábito de hablar en público1 de hacer presermv ciones correctasj y aquí Kcorrectasw quiere decir evitar que el público las califique con el temido apelativo de KtostónM1 El oradorf el tema y el público Cuando a una persona le anuncian que tiene que dar una charla sobre un tema y en una fecha dcterminados1 es muy normal que la priiv cipal preocupación sea reunir el material nece sarioj como al principio se suele tener poco5 va apareciendo una obsesión por la cantidad5 de modo que casi nada se deshechaI Sin embargo1 por nuestra experiencia como público1 deberiiv mos recordar que hemos asistido a pocas chaiv las que nos hayan parecido excesivamente cop tas ísi ha habido algunaJ1 y hemos soportado muchas que parecían interminables Mientras la recopilación del material se proloiv ga1 la elaboración se va posponiendo5 de modo que se hace en el último momento1 y precipita damentc Cuando llega el momento de la presentación1 se abruma a la audiencia con una cantidad enorme de datos e ideast poco o nada estructi rados1 y que dejan poca huella en los asistentes y una sensación de esfuerzo inútil en el confe renciantc Somos muchos los que hemos actuado más de una vez de esta fortruL Lo que aquí se propone es atacar el problema de otra forma1 constestáiv dose uno mismo estas preguntas1 y por orden i Cuál es la audiencia a la que tengo que dirigir meí5 Cuál es mi objetivo al dirigirme a ella jQué materia va a abarcar la presentación 5Cómo la voy a presentaré Los dos primeros puntos son fundamentalesI En función del tipo de audiencia y de lo que deseo conseguir de ella5 determinaré de qué voy a hablar exactamente y qué estrategia soy a emplear para organizar y presentar el temaI Deberíamos recordar que hemos asistido a pocas charlas que nos hayan parecido cortas too bit 7 2 La audiencia El conferenciante no escoge la audiencia7 pero sí se debe elegir el conferenciante adecuado para una audiencia determinada i Como el omv fcrenciante ha de tener algo que decir que sea interesante para la audiencia5 debe saber del tema más que el público esto puede resultar evidentej pero es fácil ver a un directivo hacer una horrible exposición sobre un tema tecnias en vez de dejar que la haga un experto en la materia1 porque entre la audiencia hay personas consideradas importante Tampoco es ncccsa rio que la exposición la haga siempre el mayor experto en el tema disponiblci basta que sus conocimientos sean suficientcs5 pues el dominio de la materia no asegura por sí solo una buena presentación también hemos asistido a sopor feras charlas de autoridades en algoI En resumen sc puede decir que hay un nivel mínimo de conocimientos del conferenciante que viene determinado por la audiencia1 y por encima del cual pesa más la habilidad para hacer presentaciones que un dominio más profundo del temaI El objetivo Es imprescindible ser claramente consciente del objetivo que se persigucí si su jefe le encarga hacer una presentación pregúntele qué es lo que la empresa quiere obtener Básicamente hay tres tipos de fínesi Informan Se expone algo ante la audiencia para que aprenda algo que no sabía y que puede serle útil conocer feomo explicar a los jefes de departamento de una empresa la nueva forma de contabilizar los gastos Convencen Sc pretende que la audiencia modifique su comportamiento5 o sea1 que haga algo que no estaba dispuesta a hacer espontái amente Jcomo autorizar la compra de un cqu po5 por ejemploX Impresionar El objetivo es mejorar la imagen que las personas que forman la audiencia tienen del conferenciante1 y a través de élt de su empresa o grupo de trabajo ícomo en una ponencia en un congrcso5 por ejemplo Normalmente estos tres tipos de objetivos apa recen mezclados en dosis variables5 aunque el último muchas veces no sc reconozca5 está pre sente siempre Por una parte5 la opinión que sc forme el público de la organización a la que usted pertenece se basará en la impresión que cause como orador y por otra5 de ninguna manera queremos parecer más tontos de lo que SOmoSj y sí un poco más listos1 Es importante tener clara la diferencia entre la simple transmisión de información y el estar pidiendo una respuesta concreta íinformar o convenceré Si quiere proponer algo5 tiene que hacerlo claramcnte1 en vez de exponer los hechos5 plantear el problema y terminan Así está usted preparando su ruina5 pues las pera nas especializadas en sacar a la luz problemas taunque ellas no los hayan crcado sin aportar soluciones5 reciben el mismo trato que los mensajeros de malas noticiasI Si lo que preteiv de es conseguir autorización para hacer algo7 propóngalo claramente1 pues si usted no está firmemente convencido de lo que quiere hacer5 no puede esperar que lo estén los demásI Existe un cuarto efcctoJ que se produce cuando la audiencia no queda ni informada1 ni convciv cida5 ni admiradar aburrir Y no hay otra alte nativa5 de modo que si no tiene nada interesatv tc que decir5 póngase enfermo y suspenda la presentación lo materia El conferenciante ha de tener una opinión o unos conocimientos que merezcan ser compa tidosí si no es así5 es imposible compensar la caUdacL Recuerde la regla de oro del confereiv ciantei tener algo interesante que decir5 decirlo claramente y callarse bit 72 too Por lo tanto5 una vez haya reunido una cant dad satisfactoria de material relacionado con el tcma1 seleccione y elimine sin piedadj esta selección debe hacerse pensando en la audieiv cia y el objetivo que se persigue Casi siempre se presenta más material del razonable 5 y las presentaciones se parecen a las casasi muchas vcccs5 decorar significa quitar mueblesI En temas técnicos1 es muy importante ajustarse al nivel de conocimientos de la audiencia i hablar muy por encima es incomprensible5 y muy por dcbajo5 aburride En caso de duda5 un poco por debajo es mejor que un poco por encima5 pues normalmente las personas saben menos de lo que aparentara y si hablar cansa5 escuchar cansa todavía másj si encima no se entiende nada1 la charla se convierte en un marido chine La estrategia El conferenciante no puede parapetarse tras el atril5 y que le entienda el que pueda1 sino que debe facilitar la tarea de la audiencia5 para conseguir el objetivo que le guíaI Las presentaciones más delicadas son de tipo persuasivo5 en las que el orador está convenc do de algo pero entre la audiencia hay alguien que no piensa lo misme En ellas se debe enfocar el tema de acuerdo con la actitud prc visible de los oyentes ic otro modo las ol ciones de los disidentes 5 quedarán intactas J5 y no se debe intentar convencer en duelo pev nal a la audiencia icmostrando la incapacidad mental de los que no están de acuerdo con usted Lo mejor es hacer que la verdad del mensaje se imponga7 por sí misma5 presentaiv do primero los hechos de forma fría y distante iy verdaderas si se descubre una falsedad5 la sospecha cae sobre todo haciendo luego el conferenciante su valoración de los mismos5 y presentando finalmente la propuesta concreta a la audienciai haga aparecer como inevitable su presentación de esa propuesta1 no la acept ción de la misma5 pues a las personas que van a decidir no le gustará que les diga que sólo un imbécil rechazaría esos es una conclusión que deben sacar ellos 1 Recuerde siempre que su principal problema es conseguir que la audiencia le escuchej en vez de ponerse a pensar en sus cosas 1 La atciv ción del público debe conseguirse continiuv mente5 no es algo que se tenga por defecto15 por el hecho de que haya acudido íacuérdese de sus experiencias como oyente Algunos recursos que ayudan a captar la atención soni Originalidadj trate de presentar las cosas conocidas de forma distinta1 además7 dramat zc las ideas5 es decir5 represente un diálogos hace falta cierta soltura5 pero siempre tiene impacto1 No olvide hacer referencia a asuntos de actualidad relacionados con el tema que la audiencia conozcag Busque siempre el aspecto humano del temas el comportamiento de las personas es un espectáculo fascinantes cuente anécdotas o hechos que tengan relación con lo que está exponiende Por último5 impida como sea que su presentación tenga lugar inmediatamente después de una comida1 especialmente si los asientos son muy cómo doSj pues la mayor parte del público se coiv centrará en luchar contra el sopor y el resto se dormiráI Octavio Martmczlbclrlay Jefe Área de Servicio Técnico de Telefónica SAINCO DIVISIÓN DE COMUNICACIONES Ingeniería de proyecto de sistemas de comunicaciones Instalaciones llave en manoi Radioenlaces Redes de Área Local Comunicaciones Móviles Comunicaciones por Fibra Óptica Comunicaciones Vía Satélite Sistemas de telefonía t Aviación Civil OFICINAS ArovocaJ24l 28040 MADRIDt Teh 191 j 535 15 00l Fox 1911 534 45 29 Jiménez Aiondof óf 41018 SEVILÍA Tek 1951 453 23 18 Fox f95j 453 48 58
30 oct 2015