Intranet: un nuevo concepto para el manejo de la información corporativa José Barberá Heredia Es Doctor Ingeniero de Telecomunicación y Director del departamento de Redes de Fundesco. En este artículo se presentan las razones que están favoreciendo la implantación de intranets en las empresas a partir de la tecnología Internet en uso, así como los aspectos distintivos más característicos de las intranets. Se exponen las aplicaciones típicas de las mismas para organizaciones comerciales y otras no necesariamente vinculadas al mundo de las tecnologías de la información. Posteriormente se discuten las diferencias con las soluciones de mercado para trabajo en grupos. Por último se describe un proyecto en marcha en Fundesco para digitalizar los documentos del Centro de Documentación, lo que constituye un ejemplo práctico de prototipo Intranet. Desde 1995 el modelo World-Wide Web (WWW) ha experimentado una significativa evolución en los ámbitos corporativos al considerarlo como una herramienta que puede mejorar notablemente la productividad. Ha surgido así el concepto "Intranet", es decir las internets internas de las empresas, lo que está suponiendo una autentica revolución en el manejo de la información corporativa. La "Intranet" se deriva de la Internet actual como un paso natural en su propia evolución. Utiliza los mismos protocolos y aplicaciones TCP/IP, y en particular el modelo cliente/servidor del WWW. ¿Qué es la "Intranet"? La fiebre de la Internet --y sobre todo del World-Wide Web (WWW)-- se ha extendido por numerosas organizaciones de muy diversos tipos y tamaños, al comprobar que una conexión a la Internet supone una fuente de acceso a información, cuando menos variada --en muchos casos valiosa--, para la propia organización. Además, hay otras ventajas, tales como la posibilidad de mantener contacto personalizado con los clientes y suministradores, la posibilidad de publicar información, la publicidad positiva que supone estar presente en la red y, finalmente, su uso como canal de comercialización de los productos. Ante esta situación, la pregunta que se plantean muchas empresas es: si la Internet funciona con una tecnología abierta, experimentada y fiable, si dispone de una gran variedad de aplicaciones y de un sistema de acceso y distribución de información mundialmente aceptado como el WWW, entonces ¿por qué no utilizar todas estas posibilidades para el diseño e implantación de los sistemas internos de información? Surge de este modo el concepto "Intranet", que no es sino la designación de las internets internas, es decir las redes informáticas corporativas basadas en la tecnología y los servicios de la Internet, en particular en el sistema WWW, pero adaptándolo a los límites físicos y a las características particulares de cada organización. Así, parte de la información contenida en los servidores corporativos queda restringida en su acceso público, estando disponible únicamente para los empleados de la organización, a los que se les da determinados privilegios de acceso según el tipo de información y de su relación con el proyecto o actividad corporativa. Como ejemplos de información que se podría compartir en una organización mediante una intranet, se pueden citar: la normativa general de la empresa, las proyecciones de ventas, las especificaciones de productos, los boletines internos, las actas de reuniones, las tablas salariales, los materiales de formación y entrenamiento, etc., es decir, todo aquello que constituye la cultura corporativa. Razones para la implantación de intranets Desde el punto de vista operativo la Intranet permite a las organizaciones compartir eficazmente una gran cantidad de recursos de información que fluye de forma rápida y transparente desde las fuentes de origen hasta los puestos de trabajo de los empleados, todo ello con el mínimo coste, tiempo y esfuerzo. Imaginemos una empresa con varias oficinas distribuidas geográficamente; los empleados necesitan conocer puntualmente los cambios en las normas y directrices de la compañía, o bien consultar información sobre especificaciones de productos, precios; y otras más simples, aunque importantes, tales como el listín telefónico. Hasta ahora lo normal era el uso de materiales impresos del tipo guías, listas de precios, manuales de ventas, etc. La producción, distribución y mantenimiento de estos materiales resulta, por un lado, costosa y lenta, y por otro, poco eficaz a la hora de su necesaria actualización. Con los procedimientos tradicionales, basados en papel, es imposible asegurar que cada individuo vaya a tener la versión correcta y actualizada de la información que necesita, muchas de los cuales quedan obsoletas incluso antes de que se reciba el material impreso. Hay que tener en cuenta que los cambios organizativos son cada vez más frecuentes en el mundo actual de los negocios, cada vez más dinámico y competitivo. Y para ello es preciso que la comunicación y el flujo de información sea lo más exacto y puntual posible. El concepto Intranet surge así para dar respuesta a esos problemas, ya que es una solución tecnológica que: permite la entrega de información bajo demanda y en el momento en que se requiere; garantiza la precisión y actualización de la información; asegura que la información se almacena en una única fuente (aunque no es preciso que ésa sea la única fuente de toda la información);y permite que la información sea mantenida por los propios departamentos o personas que la generaron. Actualmente es posible resolver esos problemas con el uso de las tecnologías genéricas surgidas en la Internet, lo que supone un cambio drástico, una auténtica revolución en el uso de las tecnologías de la información en el mundo empresarial. Una intranet contribuye a reducir tanto el tiempo como los costes de distribución de la información. En lugar de hacer copias y repartirlas por correo ordinario, documentos tales como boletines, actas, normativas, proyectos, agendas comunes, etc., se pueden centralizar en páginas web internas y ser compartidas por todos los interesados, que las consultarán en el momento más oportuno, siempre y cuando tengan acceso a la Intranet. Además, una intranet organiza la información externa existente en el World-Wide Web de la Internet a medida de las necesidades de la compañía. Por ejemplo, en el servidor web interno se pueden poner hiperenlaces a informes y publicaciones on-line de interés para los empleados; también a información pública sobre empresas de la competencia. De este modo se tiene acceso puntual y actualizado a los temas de mayor relevancia. En resumen, las intranets se están extendiendo hoy entre empresas de diversos campos (software, editoriales, finanzas, seguros, salud...) porque permiten a las organizaciones: reducir costes y ahorrar tiempo, centralizar la información, compartir la información interna, y organizar la información con páginas web Aspectos distintivos de las intranets Una de las características principales de la Internet es la capacidad para comunicar entre sí, mediante la serie de protocolos TCP/IP, sistemas informáticos heterogéneos, equipos de diferentes fabricantes que están conectados a una o varias de las casi 100.000 redes que forman hoy esta red de redes mundial. Pues bien, esa misma situación se reproduce a menor escala en una empresa, donde existe de ordinario un parque informático variado, tanto en hardware como en software, diversidad que se extiende asimismo a los individuos que utilizan los equipos y a sus funciones. En una empresa el reto del departamento de Informática consiste en desarrollar plataformas comunes para toda la organización que contribuyan a mejorar la productividad. Precisamente es aquí donde incide de lleno el concepto de Intranet: se trata de crear una plataforma flexible, portable y potente que sirva a todos los empleados de la organización para todas las funciones que realizan, desde buscar y archivar documentos e informes hasta pedir material de oficina, incluso para el control horario de presencia. Todo esto es posible hacerlo mediante webs internos convenientemente diseñados y adaptados a las necesidades específicas de la empresa. Se puede decir que el web es el corazón de las intranets, aunque en este caso con los controles de acceso necesarios para limitar su uso internamente. Pero no es el único elemento; hay otros derivados de las aplicaciones de la Internet y que comparten la misma tecnología, aunque con aspectos específicos para los entornos corporativos. En concreto, la serie de protocolos TCP/IP y las aplicaciones asociadas juegan aquí un papel relevante. Así, por ejemplo, es cada vez más frecuente encontrar en redes de área local (RAL) corporativas el protocolo IP de la Internet, bien por haber desplazado a otros privados (IPX, AppleTalk, SNA...) o bien por coexistir con ellos. Esta elección técnica del protocolo IP como base de la Internet ha sido uno de los factores de éxito de esta red de redes sin costuras visibles. Y sobre el TCP/IP tenemos todas las aplicaciones bien conocidas de Telnet, FTP, SMTP, etc., inicialmente desarrolladas para sistemas Unix, pero que hoy funcionan sobre otras muchas plataformas (DOS, MS-Windows, Apple Macintosh,...), y otras aplicaciones de nuevo cuño relacionadas con el acceso distribuido a fuentes de información multimedia (que funcionan normalmente en modo de cliente-servidor), de las que el máximo exponente actual es el WWW, basado en el protocolo HTTP y en el lenguaje HTML, ambos abiertos. Pues bien, en la Intranet tenemos esos mismos protocolos y aplicaciones pero en ámbitos locales de RAL, lo que de entrada supone una mayor eficacia y un mejor tiempo de respuesta que en la Internet global, así como un mejor aprovechamiento del ancho de banda. Los insoportables tiempos de espera (frecuentes en la Internet para que aparezca en la pantalla una página web, rica en imágenes, de un servidor remoto), en la Intranet desaparecen, lo que supone un aspecto muy positivo para la productividad de la empresa. Mediante la interfaz web, además de acceder a documentación multimedia diversa, se pueden transferir ficheros, consultar bases de datos, enviar correo electrónico, acceder a boletines y foros de discusión, rellenar formularios, etc. En los casos en que la empresa tiene varias sucursales distribuidas geográficamente, las alternativas que se presentan para conectar las RAL son: líneas dedicadas privadas, redes públicas convencionales y la Internet. La primera de ellas es la más directa y segura, pero tiene un coste elevado, afrontable únicamente por grandes multinacionales, y se circunscribe al mundo interno de la corporación. La segunda ha venido siendo utilizada normalmente por empresas más reducidas a las que no les resulta rentable montar redes corporativas privadas. En esta segunda opción se contemplan las redes públicas X.25 y la interconexión de RAL por Frame Relay; las primeras son poco eficaces para los servicios basados en TCP/IP y las segundas utilizan la tecnología de comunicaciones de la Internet, pero sin abrirse a ese mundo. La opción de comunicación utilizada para montar una intranet corporativa es precisamente la Internet, es decir unir las redes locales de las distintas sucursales mediante uno o varios proveedores de servicio Internet, creando túneles IP privados (Fig. 1) dentro de la infraestructura global IP e instalando medidas de seguridad, tales como cortafuegos (firewalls), entre el web interno y el World-Wide Web, lo que evita la intrusión desde otros dominios externos no autorizados. De este modo, cualquier usuario de una intranet puede acceder a cualquier web interno al que tenga autorización, tanto en el ámbito nacional como en el internacional, por la propia naturaleza global de la Internet. Por último, interesa destacar una característica distintiva de las intranets: la gestión. Si bien la Intranet usa los mismos protocolos y lenguajes que la Internet, esto no implica que deba seguir las mismas normas "caóticas" de funcionamiento. De hecho, este aspecto --junto al de la seguridad-- es de los más importantes para las empresas, que deben velar por crear sistemas informáticos que aumenten la productividad. Por ello habrá que configurar los privilegios de acceso en función de la actividad de cada departamento, evitando la posibilidad de navegar libremente por servidores ajenos con información poco relevante para la empresa o de simple ocio. Asimismo habrá que crear espacio cache y servidores proxy para mejorar la eficacia en el acceso a servidores externos más frecuentados. También hay que considerar la opción de instalar aplicaciones sobre estadísticas de uso, que pueden ayudar tanto para control interno como para el ajuste fino de determinados parámetros en las distintas aplicaciones. En resumen, podemos decir que las características principales de las intranets son: a) El uso interno de los protocolos TCP/IP en las RAL corporativas. b) El uso del web como interfaz de acceso común para todas las aplicaciones corporativas sobre un parque heterogéneo de equipos y sistemas c) La utilización de proveedores de servicio Internet para la comunicación entre RAL corporativas en ámbitos geográficos dispersos d) Los procedimientos de gestión de los sistemas y el control de acceso de los usuarios, que deben configurarse a la medida de las necesidades y actividades de la empresa. Aplicaciones de las intranets La utilización de la tecnología de Internet, y en especial la tecnología World-Wide Web, para crear una intranet dentro de una organización, está provocando profundos cambios en la cultura corporativa de las empresas, que se plasman en la significativa evolución de los modelos actuales de flujo de la información interna y de trabajo en grupo, en los que están comprometidas todas las áreas funcionales de la empresa, desde los departamentos de marketing y ventas hasta los de recursos humanos y formación, ya que todos ellos son potenciales generadores y beneficiarios de la información corporativa. En un breve repaso, se pueden señalar como las aplicaciones más relevantes las siguientes: - Publicación de documentos corporativos Estos documentos pueden ser de difusión general, tales como boletines de noticias, guías de recursos humanos, memorias anuales, catálogos de productos, listas de precios, ofertas de trabajo, etc., o bien de difusión restringida como actas de reuniones, salarios, previsiones económicas, especificaciones de nuevos productos o información sobre proyectos. - Acceso a búsquedas en directorios y bases de datos corporativas Listines de teléfonos, documentación bibliográfica, lista de clientes, etc. - Aplicaciones típicas del trabajo en colaboración: Agenda de reuniones, gestión de proyectos, etc... - Distribución de software: El uso del lenguaje Java en el WWW permite la distribución sencilla de software a través de la red corporativa, asegurando que todos los usuarios utilizarán la última versión del programa, que sólo necesitará actualizarse en el servidor. - Cursos de formación: Acceso a materiales de formación y tutorias, incluyendo información en audio y vídeo - Presentaciones de productos dirigidos a los clientes de la empresa - Mensajería electrónica y formularios electrónicos Es interesante recalcar que la tecnología Intranet permite producir y publicar información a distintos niveles dentro de la organización, desde información general de la propia empresa hasta información individual generada por cada persona, pasando por la específica de cada departamento, y todo ello presentado mediante una interfaz de usuario gráfica basada en hipertextos, que por su diseño y sencillez se considera dentro de las denominadas End User Comfortable Interfaces, es decir adaptada a las necesidades de un usuario final no especialista, a diferencia de las conceptuadas simplemente como Graphical User Interfaces, que al no tener en cuenta dichas necesidades son poco aprovechadas en su funcionalidad total, poniendo en duda la productividad que con ella obtiene un usuario normal. Esta es una cuestión polémica de suficiente interés si se tiene en cuenta que más del 50% de los servidores World-Wide Web existentes están destinados a ofrecer servicio en intranets. Diferencia con las soluciones para trabajo en grupo Frente a las soluciones ya existentes para crear un entorno de trabajo en grupo, que permita producir, difundir y compartir información dentro de una organización, la tecnología Intranet se convierte en un modelo alternativo con unas características propias, que la diferencian de los productos comerciales desarrollados por empresas líderes de este mercado como Lotus, Microsoft y Novell. a) Intranet utiliza una tecnología basada en protocolos abiertos, sin soluciones propietarias o particulares, y disponibles para su uso en plataformas muy diversas tales como Microsoft-Windows, Apple Macintosh, Unix, etc... b) Intranet es una solución graduable que necesita una inversión inicial baja y es capaz de crecer conforme lo hagan los medios disponibles en la empresa y los servicios requeridos. Es, además, una solución tanto para empresas con un solo centro de trabajo como para aquellas que se encuentran diseminadas en varios. c) Implantar la tecnología Intranet requiere un menor coste que los modelos comerciales tradicionales. En el mercado existen productos de libre uso (freeware) que cubren todas las parcelas: software para servidores, para clientes, para creación de contenidos, etc. d) Una solución Intranet permite que los contenidos sean gestionados directamente por sus creadores, en vez de por técnicos informáticos, lo que supone mejorar la productividad y reducir los costes de desarrollo. e) Los datos en la Intranet se encuentran almacenados siempre en una única fuente, sin necesidad de que estén replicados en varios servidores, como es el caso de Lotus Notes, por comparar con uno de los productos de mayor difusión en esta área. f) Como valor añadido, un desarrollo Intranet se convierte, sin necesidad de coste adicional, en una plataforma válida para proporcionar a la empresa conexión hacia el mundo exterior y el uso de sus aplicaciones en la Internet. Todo ello ha hecho reflexionar a las casas comerciales y que apuesten por soluciones compatibles Intranet/Internet. Se está produciendo, por tanto, una convergencia de los productos comerciales para trabajo en grupo hacia la tecnología Intranet: servidores que usan el protocolo HTTP, editores HTML integrados en sus productos para edición, compatibilidad de la mensajería electrónica, etc... Un prototipo en Fundesco Fundesco es una organización no lucrativa bien conocida en el mundo de las redes y de la Internet por haber diseñado y puesto en marcha RedIRIS, red nacional de I+D que fue asimismo gestionada por esta fundación hasta 1994. Fue precisamente a comienzos de ese año cuando Fundesco estableció uno de los primeros servidores WWW de España, con información relevante sobre los objetivos y actividades de la organización, incluyendo también las publicaciones periódicas y una librería electrónica. En los últimos años, muchos centros de documentación --entre los que se incluye el de Fundesco-- han incorporado sistemas de bases de datos con el doble objetivo de catalogar sus fondos y al mismo tiempo generar índices que faciliten las tareas de búsqueda de información según unos determinados criterios. Para acceder a las bases datos (BRS) del Centro de Documentación se diseñó y puso en marcha una pasarela BRS/WWW, lo que facilitaba enormemente la labor de los usuarios, que no se veían de este modo obligados a manejar los comandos nativos de la base de datos BRS. Tal acceso está disponible no sólo para los empleados de Fundesco sino también para usuarios externos conectados a la Internet. Durante estos dos años el sistema ha funcionado sin problemas y ha demostrado ser una herramienta adecuada para el acceso y búsqueda de información, pero adolece de ciertas limitaciones, ya que está orientado a la información textual, no siendo apropiado para satisfacer la creciente presencia de contenidos multimedia; asimismo falta la caracterización de los contenidos de los documentos y no se aprovechan las capacidades de presentación gráfica de los terminales actuales (PCs, estaciones de trabajo). Por tales motivos, a partir de ese sistema inicial en 1996 ha comenzado un nuevo desarrollo con el objetivo de crear un entorno totalmente digitalizado que posibilite, además de las funciones actuales de búsqueda de la información de los registros del catálogo, el acceso a los documentos originales en formato gráfico, así como el poder incluir otros tipos de contenidos multimedia como voz, imágenes, vídeo, etc. Además, existe hoy día una demanda creciente de eliminación de la documentación existente en forma impresa y su sustitución por información digitalizada, lo que se conoce como el paradigma de la sociedad de papel cero. Los contenidos pueden representarse de acuerdo con la norma MIME (Multimedia Mail Internet Extensions), que se ha impuesto en el ámbito global de la Internet y, en particular, en el WWW. Por otro lado, gracias a las capacidades multimedia y de representación hipertextual, el modelo Web se ha consolidado como la opción obvia para publicar y distribuir la información documental de Fundesco. El proyecto iniciado consiste en desarrollar un sistema que automatice el ciclo representado en la Fig. 2. Se trata de suprimir progresivamente el papel e incorporar otros tipos de información multimedia, tales como sonido, imágenes y vídeoclips. El sistema es portable al basarse en estándares abiertos (Unix, WWW, TCP/IP) y se puede adaptar tanto a centros de documentación pequeños como a grandes bibliotecas. En la Fig. 3 se representan las distintas partes que componen el sistema. El esquema consta de una interfaz de entrada de información, formada por un equipo digitalizador de alta resolución (escáner) y una estación de trabajo Unix a la que está conectada directamente y el escáner. Esta estación dispone también de un sistema de audio digital y de una tarjeta de captura de vídeo analógico con capacidad de digitalización y compresión MPEG. La misión de la interfaz de entrada es la captura de información analógica y su posterior digitalización. En la misma estación se instala el sistema de etiquetado, cuya misión es asociar los contenidos --que se guardan en un almacén dispuesto al efecto-- con los documentos a los que pertenecen. Las etiquetas son objetos que describen la localización de cada contenido en el almacén, el tipo de contenido de que se trata y las características adicionales que serán útiles a la hora de llevar a cabo la presentación. La otra parte integrante del sistema propuesto es la interfaz de acceso a la información y que consiste en un sistema de gestión de bases de datos (que en términos de implementación será el sistema BRS) y de un servidor del World-Wide Web, ambos unidos por una pasarela, que está actualmente en funcionamiento en Fundesco y que representa una evolución de ésta para el soporte de información multimedia. El funcionamiento del sistema en su conjunto es como sigue: al introducir un documento en el escáner, la estación lo captura digitalmente y lo archiva en el almacén, generando una etiqueta que es introducida en la base de datos en la que consta la referencia bibliográfica del documento, tal y como fue catalogado previamente. A partir de este momento, el documento y su contenido están relacionados (aunque físicamente separados) por la etiqueta en la base de datos. Desde el punto de vista del lector, éste dirige su cliente WWW hacia una página en la que se describe una determinada base de datos, el tipo de documentos que contiene y los campos y mecanismos de búsqueda propios de la base de datos. En realidad, el lector está interactuando con la pasarela, que es el elemento que proporciona el acceso desde el WWW a la base de datos, ocultando al usuario todos los detalles acerca de la implementación de ésta. Una vez superados los controles de acceso operativos de que dispone la pasarela para cada base de datos y de haber localizado, usando las herramientas de búsqueda que ofrece la pasarela, el documento de interés, se le ofrece al lector la posibilidad de ver los componentes del documento (páginas) mediante las capacidades gráficas de su cliente WWW, de la misma manera que otro tipo de información (audio, vídeo,...) y, por supuesto, la información textual correspondiente a la ficha de catalogación del documento. Además de lo anterior, se pueden añadir otras funcionalidades tales como la inclusión, como hiperreferencia, de la dirección de correo electrónico de los autores y sus páginas personales de WWW. Asimismo se podría incluir la página de portada (home page) de la editorial o ente que publica el documento. Este proyecto es un pequeño ejemplo de como una organización puede utilizar eficazmente las tecnologías Internet existentes para implantar soluciones prácticas Intranet. Todos los empleados de Fundesco tendrán a su alcance un procedimiento sencillo de acceder a la información multimedia del Centro de Documentación, que podrán consultar, editar, imprimir, etc., mediante una interfaz eficaz y cómoda, como es el cliente WWW disponible en cada puesto de trabajo.
