¿Sabe Ofimática?

Luis César Sáiz Sánchez

a Ofimática ocupa cada día un hueco más amplio de la sabiduría de una persona, y debe ser así, puesto que cada vez es más demandado como parte de la formación de una persona que quiera desempeñar un puesto de trabajo, del nivel que sea, o quiera en un futuro desempeñarlo.

Todos, estudiantes y trabajadores, deben de estar al tanto de las particularidades de esta disciplina, y su estándar de facto, Microsoft Office. Desde que Windows es Windows, y sobre todo desde Windows 95, todo el mundo puso los pies en polvorosa para hacerse con una copia de Office 95. La suite de Microsoft estaba compuesta por Word, (el procesador de textos), Excel (la hoja de cálculo), PowerPoint (para presentaciones), y en la versión Profesional, Access, la base de datos de Microsoft para entornos ofimáticos. A parte de una mejora sustancial en el manejo y opciones de los productos, lo que supuso un gran paso de distanciamiento de sus competidores fue la integración de todos los componentes de la suite entre sí.

La llegada, mejor dicho, la irrupción de Internet en el mundo empresarial, dio un vuelco a todos los niveles informáticos. Microsoft ante la posible perdida de fuelle frente a otros competidores, acortó la vida de Office 95, sacando Office 97, en compañía de la segunda versión de Windows 95, la oficiosa build , que solo era instalada en ordenadores nuevos a partir de principios del '97. Pues bien, Office '97, que contaba con los anteriores componentes, es decir, los clásicos Word, Excel, PowerPoint, Access, más el navegador Internet Explorer, y un buen programa de correo electrónico denominado Outlook. Por supuesto la integración de los componentes era excelente, y en esta ocasión cada uno de ellos incorporaba decenas de nuevas opciones e integración de Internet por todos los lados.

Con todo, estas aplicaciones empezaban a tener opciones por doquier, y ya cada vez era, y es, más difícil saber que hace, o qué puede llegar hacer cada una de ellas. Aunque Microsoft instaló unos pseudo-ayudantes (wizards), y una amplia sección de ayuda. Esta no hace sino despistar; y el wizard,... bueno mejor no lo digo.

Si quiere realmente sacarle el jugo, a cualquiera de estas aplicaciones, deberá: a) comprarse un libro, b) asistir a un curso, y c) adquirir un curso multimedia en CD-ROM. Nos quedamos con la tercera opción porque, a) ésta es la sección de multimedia, b) asistir a un curso es caro, y no suele haber tiempo libre, y c) la sección de libros se encuentra en unas pocas páginas a su derecha.

Word 97

La editorial Anaya Interactiva, consciente de alguna de las anteriores premisas, ha sacado al mercado una serie de guías virtuales, que cubren toda la suite de Microsoft.

Ninguno de los siguientes programas hay que instalarlos en el ordenador, lo cual muchos lo agradecerán, aunque a expensas de tener que esperar a que el CD-ROM lea la información.

Nada más comenzar una especie de robot volador con forma de anteojos da la bienvenida. En pantalla aparecen cuatro iconos, la lámpara que es la ayuda y nos informa de que es lo que hace cada icono; una bola metálica, en donde se encuentran todas las lecciones de esta guía virtual; un monitor, que permite el acceso por un glosario de términos; un teclado de ordenador, que permite el acceso alfabético al contenido de las lecciones; y una bola de cristal, que hace las veces de profesor examinador.

Las lecciones abarcan todos los aspectos de la aplicación, Presentación de Word, Conceptos básicos de Windows 95, Primeros Pasos,... y así hasta un total de 17 grandes lecciones hasta llegar a temas avanzados como la creación de Estilos, Plantillas, Macros, y gráficos y objetos. Cada una estos 17 apartados se subdivide en pequeñas lecciones que paso a paso muestran las características más avanzadas de cada lección. Una vez elegido uno de los 17 grandes bloques, o una sub-lección, si se ha entrado por el acceso alfabético o el glosario, aparece la pantalla donde se explica cada apartado. Esta pantalla cuenta con un control parecido al de un reproductor de vídeo (play/pausa, stop, avanzar y retroceder) que sirve para moverse entre cada una de las lecciones. Las lecciones en sí son vídeos en los que se muestra la operación con el programa, y una voz de fondo va explicando paso a paso lo que el vídeo muestra en pantalla. En la barra de control, además, existe un icono con forma de bombilla, que, si parpadea indica la existencia de un truco o consejo relacionado con esa sub-lección. El icono de la impresora permite imprimir las lecciones.

Por último la bola de cristal permite el acceso al examen para comprobar los progresos realizados, se selecciona la lección, y a continuación comienza un test contra-reloj, que evalúa los aciertos y los fallos.

Si les ha gustado la guía virtual de Word97, las guías de Excel 97, Access 97 y FrontPage 97, les harán estar como pez en el agua. La interfaz, el manejo de la aplicación y las opciones son idénticas en cada uno de los casos. La Guía de Excel 97, nos adentra a descubrir las particularidades de esta hoja de cálculo a través de 9 grandes bloques, que se subdividen en lecciones, que como en el caso anterior explican paso a paso todas las opciones y trucos de la aplicación. Los conceptos básicos, introducir y editar texto, moverse por la hoja de cálculo, hasta llegar al tratamiento de los gráficos es alguno de sus bloques.

Access 97 es la propuesta de Microsoft como base de datos relacional para entornos ofimáticos. La guía, al igual que en los casos anteriores se basa en el mismo sistema de navegación y tiene idéntica estructuración, lo cual será de agradecer para los usuarios. Se divide en nueve grandes apartados que tratan temas como Qué son las bases de datos, el entorno de Microsoft Access, hasta procesos como las macros o la generación de informes.

FrontPage 97 es el editor de páginas web que Microsoft ha puesto a disposición de desarrolladores Internet. También existe una guía virtual para este producto, pero dado que todas las aplicaciones que se desarrollan para Internet cambian de la noche al día, no es de recibo adquirir la misma. FrontPage 98 hace tiempo que está a la venta, y sus posibilidades son tan amplias, que hacen desentenderse de la versión del 97. No obstante si usted es usuario de FrontPage 97 y no sabe sacarle todo el jugo a la aplicación, no lo dude y hágase con esta guía.

A modo de conclusión de estas guías virtuales hay que destacar que ninguna de ellas necesita instalarse en el ordenador. Lo cual repercute en una cierta lentitud en algunos pasajes. Aunque el manejo es sencillo, no estaría de más que los iconos y opciones fuesen más clarificadores, algún texto explicativo de lo que significa un icono cuando el ratón pasa por encima de él es de obligada referencia. ¿Alguien sabe decirme porqué una lámpara significa la ayuda?. También reseñar que los videos son en formato AVI, y de buena calidad, pero que no hubiera estado de más incluir el reproductor por si algún usuario tiene problemas en la ejecución (no obstante Windows 95 viene por defecto con Vídeo for Windows (AVI) y a priori no debería plantearse ningún problema). Estos pequeños defectos no deben empañar un buen sistema de aprendizaje y un buen seguro para sacar el máximo provecho a las aplicaciones "estándar" del mundo de la ofimática para Windows. Todo ello a un precio inferior a las 4.000 pesetas cada guía.